Während Krisen mit Ihren Mitarbeitern verbunden bleiben

Patrick Püntener
13.03.2020 17:07:11

Eine Mitarbeiter-App kann dazu beitragen, Betriebsunterbrechungen zu minimieren, indem sie Ihre Mitarbeiter in unerwarteten Situationen in Verbindung hält, unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten.

Es braucht nicht unbedingt eine globale Krise wie den Ausbruch des Coronavirus, um Organisationen zur grossflächigen Einführung von Heimarbeit zu zwingen − lokale Wetterereignisse oder ähnliche Katastrophen, wie die Buschfeuer, die Australien Anfang 2020 heimgesucht haben, reichen aus, um Arbeitsabläufe, Prozesse und Teams empfindlich zu stören.

Für LiveTiles und viele andere Unternehmen hat dies zu einer Neudefinition der Kommunikation in Krisenzeiten geführt. Am Arbeitsplatz trägt Technologie dazu bei, Betriebsunterbrechungen zu minimieren, indem sie die Verbindung Ihrer Mitarbeiter − insbesondere derjenigen, die aus der Ferne oder von zu Hause aus arbeiten − unabhängig von ihrem Aufenthaltsort aufrechterhält. In Zeiten der Unsicherheit ist Kommunikation für Unternehmen der Schlüssel, ihre Mitarbeiter zu schützen und durch das Unvorhersehbare zu navigieren.


LiveTiles hat die Online-Veranstaltungsreihe "Corporate Communications Online Events" ins Leben gerufen − ein wöchentliches Webinar, in dem wir die neuesten Trends, Herausforderungen und Lösungsansätze diskutieren.

Corporate Communications In Times of Disruption

 

Unsere erste Veranstaltung, Corporate Communications In Times of Disruption, ist für Kommunikatoren, technische Entscheidungsträger und Gestalter von Mitarbeiter "Experiences" von aktuellem Interesse.


Konfigurationstipps und bewährte Methoden, um Mitarbeiter während einer Krise mit unserer Mitarbeiter-App Condense in Verbindung zu halten 

In Krisensituationen bieten Mitarbeiter-Apps Unternehmen die Möglichkeit, Updates und Warnungen sofort an ihre Mitarbeiter zu senden. Genauso wichtig ist es, die Kommunikation in beide Richtungen zu ermöglichen, um Feedback von Ihren Mitarbeitern zu erhalten, insbesondere bei einer globalen und räumlich verteilten Belegschaft. Wir haben eine Liste mit den wichtigsten Funktionen unserer Mitarbeiter-App Condense zusammengestellt, die in einer Krise zum Einsatz kommen können.

  • Richten Sie in Ihrer Mitarbeiter-App einen für alle offenen Kommunikationskanal ein, um eine einzige Quelle der Wahrheit für tägliche Aktualisierungen und Sicherheitsempfehlungen bereitzustellen. Stellen Sie dann sicher, dass diese wichtigen Mitteilungen alle effektiv erreichen, indem Sie sie als Alerts oder mit einem illustrativen Header versenden. Wenn Sie bereits über eine Reihe von etablierten Kanälen verfügen, geben Sie Aktualisierungen und Anleitungen in Kanälen weiter, die von den Mitarbeitern regelmässig angeschaut werden.

  • Bürokratieabbau: Hochrangige Themen werden in der Regel von der Geschäftsleitung, der Rechtsabteilung, dem Risikomanagement und einer Reihe anderer Stellen überprüft, was zu einer langsamen, umständlichen Kommunikation führt. Stellen Sie ein vertrauenswürdiges Team von Kommunikatoren zusammen und ermöglichen Sie es ihnen, Inhalte direkt zu veröffentlichen, indem Sie ihnen in den entsprechenden Gruppen in der Mitarbeiter-App Redaktionsrechte einräumen.

  • Gehen Sie nicht davon aus, dass Information Informiertheit schafft: Ihre Mitarbeiter haben direkten Zugang zu vielen Informationsquellen, und Sie könnten vernünftigerweise zum Schluss kommen, dass extern so viele Informationen zur Verfügung stehen, dass Sie nichts weiter tun müssen. Aber das ist nicht wahr: Die Erstellung und der breite Austausch einer regelmässig aktualisierten Zusammenfassung der Fakten und Auswirkungen für Sie als Organisation ist von unschätzbarem Wert. Aktivieren Sie Push-Benachrichtigungen und Lesebestätigungen, um sicherzustellen, dass wichtige Warnungen und Aktualisierungen gesehen und die Einhaltung von Verhaltensregeln bestätigt werden.

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  • Erhöhen Sie Ihre Kommunikationskadenz, indem Sie Nachrichten täglich oder sogar noch häufiger austauschen und aktualisieren. Optimieren Sie Ihren Publikationsprozess, um in hoher Frequenz zu kommunizieren, auf kritische Situationen innerhalb von Minuten zu reagieren und nutzen Sie unsere Funktionen zur Automatisierung, Planung und zielgerichteten Kommunikation. So können Sie Ihr Verständnis der Ereignisse ständig weiterentwickeln. Warten Sie nicht, bis Sie völlig sicher sind und alles wissen, aus Angst, falsch informiert oder unentschlossen zu wirken. In einer sich schnell verändernden Situation ist ein dynamischer Ihnhalt mit einem Zeitstempel «Bester aktueller Status» unerlässlich, um zu lernen und sich neuen Gegebenheiten anzupassen.

  • Lebendige digitale Inhalte können Ihre Kommunikation beschleunigen, indem sie die Publikation und Genehmigung mehrerer Dokumente vermeiden, und sie verringern auch das Risiko, da sie bei Bedarf leicht aktualisiert oder zurückgezogen werden können. Unsere Mitarbeiter-App bietet einen Veröffentlichungsprozess, um bestehende Warnungen und Inhalte zu aktualisieren und Aktualisierungen im selben Artikel erneut zu veröffentlichen, um immer ein vollständiges und zeitnahes Bild an einer Stelle zu bieten und Verwirrung zu vermeiden.

  • Richten Sie einen Social-Kanal für benutzergenerierte Beiträge ein, um Feedback von der Basis und bei Notfällen zu erhalten. Reagieren Sie schnell auf Fragen und Kommentare Ihrer Mitarbeiter und richten Sie eine FAQ-Gruppe ein.

  • Integrieren Sie Videos, um Informationen und Empfehlungen ansprechender zu gestalten. Richten Sie einfach einen privaten Kanal auf YouTube oder Vimeo ein und veröffentlichen Sie Ihre eigenen Videos nur für den internen Gebrauch, oder verlinken Sie offizielle Empfehlungsvideos Ihrer Behörden oder anderen vertrauenswürdigen Quellen. In unserer Mitarbeiter-App können Sie Video-URLs in Ihre Beiträge einbetten, um eine nahtlose User Experience zu ermöglichen, oder sogar ein Video direkt in Ihrem Nachrichten-Header verwenden:

  • Unterstützen Sie Ihre Teams zu Hause und minimieren Sie Stress, indem Sie ermutigende und emphatische Mitteilungen teilen und Ihre Führungskräfte in Ihrer Mitarbeiter-App sichtbar machen.

  • Richten Sie Seiten ein, die strukturierte Informationen wie Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Prozessdokumentation, Online-Schulungs- und Lernvideos, Formulare, Vorlagen und Dokumente sowie Links für den Zugriff auf andere Tools bereitstellen, damit Ihre Mitarbeiter einen Grossteil ihrer Arbeit auch aus der Ferne und ohne Reisen erledigen können.

    Condense Pages

  • Nutzen Sie unsere API-, Microsoft Flow- oder Zapier-Integration, um automatisch relevante Updates aus offiziellen externen Quellen zu veröffentlichen.

Was gibt es zu beachten, dass interne Kommunikation im Ernstfall auch wirklich das zu leisten vermag, was von Ihr erwartet wird?


Verlassen Sie sich auf eine notfallsichere Kommunikationsinfrastruktur

Bereiten Sie Ihre Kommunikationsinfrastruktur jetzt auf die nächste Krise und auf Szenarien vor, in denen Ihre Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten müssen oder sich nicht mit Ihrem Unternehmensnetzwerk verbinden können (z.B. wenn private Laptops nicht im Unternehmensnetzwerk zugelassen sind oder sogar die gesamte Infrastruktur an einem Ihrer Standorte betroffen und nicht verfügbar ist). Das Coronavirus ist keine einmalige Herausforderung. Weitere Phasen und andere Epidemien sind in Zukunft zu erwarten. Vorbereitung und Vorbeugung sind die besten Voraussetzungen für den Erfolg, und die Vorbereitung auf die nächste Krise ist wahrscheinlich viel wirksamer als eine reaktive Ad-hoc-Reaktion, wenn die Krise bereits eingetreten ist.
 
    • Unsere Mitarbeiter-App benötigt keine Unternehmens-IT-Infrastruktur. Das einzige, was Sie benötigen, ist ein öffentlicher Internetzugang und ein Smartphone (privat oder geschäftlich) mit einem Browser oder unsere nativen mobilen App.
    • Das Letzte, womit Sie sich beschäftigen wollen, ist ein komplexer Onboarding-Prozess. Wir bieten ein einfaches und automatisiertes Onboarding mit Selbstregistrierung und Azure AD-Integration für Single Sign-On. Auch Benutzer ohne Unternehmens-E-Mail-Adresse können einfach eingeladen werden.
    • Wenn Sie schnell reagieren müssen, kommt ein langwieriges IT-Projekt nicht in Frage. Selbst wenn Sie noch keine Mitarbeiter-App haben, bringt Sie unser schneller Setup schnell ans Ziel. Die Einrichtung von Condense dauert buchstäblich nur Sekunden, und innerhalb einer Stunde ist die App vollständig konfiguriert und betriebsbereit.
    • Wenn Sie Auftragnehmer und andere externe Zielgruppen in Ihre Kommunikation einbeziehen müssen, bieten wir Multi-Company Groups und eine Self-Registration mit integriertem Zugriffsgenehmigungsprozess.

 

LiveTiles bietet Unternehmen während der Coronavirus Krise eine erweiterte 6-monatige Testversion von Condense inkl. kostenlosem Onbording-Support

LiveTiles bietet im Rahmen der LiveSmiles Initiative traditionell die kostenlose Nutzung von Werkzeugen für Mitarbeiterzufriedenheit und Wellbeing an. In dieser Tradition stellen wir unsere Mitarbeiter-App Condense als erweiterte, voll funktionsfähige 6-monatige Testversion kostenlos zur Verfügung.

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