6 Tipps, wie Sie digitale interne Kommunikation überdenken sollten.

Urs Wermelinger
22.11.2019 18:26:00

In Zeiten der Transformation ist die interne Kommunikation der Klebstoff, der Unternehmen zusammenhält. Kein Wunder also, das die Bedeutung der internen Kommunikation und die Anzahl der involvierten Mitarbeitenden stetig wächst.

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GenZ und Millennials sind zudem auf der Suche nach Unternehmen, die mit ihren Werten, Commitments und Zielvorstellungen übereinstimmen. Deshalb sehen immer mehr Personal-Verantwortliche Kultur und Mitarbeiter-Engagement als ihre wichtigste Herausforderung.

Wie geht man das am besten an? Indem man das praktiziert, was man selber predigt, und Kultur und Unternehmens-Werte in die interne Kommunikation einbezieht. Die folgenden Tipps streichen 6 wichtige Bereiche heraus, wie interne Kommunikation zu einem strategischen Element von Veränderungs-Management in Zeiten der Transformation wird.


Background: Warum die Rolle der internen Kommunikation immer bedeutender wird? Die Deutsche "Social-Collaboration-Studie" zeigt 10 gute Gründe auf, welche Resultate entscheidend von Social Collaboration und interner Kommunikation abhängen.

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1. Der Unterschied zwischen externer und interner Kommunikation verschwindet

Die interne und externe Kommunikation sind untrennbar miteinander verbunden und beide Zielgruppen müssen bezüglich Timing, Gestalten der Botschaft und Wahl der Kommunikations-Kanäle bestens auf einander abgestimmt sein. Es braucht dabei einen verlässlichen internen Kanal, den man steuern und messen kann, der schnell ist und alle Mitarbeiter erreicht, egal wo sie sich befinden, und der es erlaubt, Inhalte (Texte, Dokumente, Videos) einfach wiederzuverwenden und genau auf die internen Zielgruppen, Rollen oder Standorte abzustimmen.

Viele Unternehmen realisieren in Zeiten grosser Veränderungen, dass sie bisher zwar für ihre externe Kommunikation grosse Summen für Agenturen, Inhalte und Kampagnen ausgaben, aber interne Zielgruppen nicht mit derselben Sorgfältigkeit, Häufigkeit und mit denselben modernen digitalen Werkzeugen bedacht haben.

Damit interne Kommunikation ihr Potential entfalten kann, muss sie als integraler Bestandteil der Unternehmenskommunikation aufgefasst, strategisch geplant und mit den notwendigen Mitteln (finanziell und technologisch) versehen werden. Interne Unternehmens-Plattformen wie Intranets mutieren deswegen zu “Engagement” Plattformen für Mitarbeitende und Unternehmensführung, die denselben Gesetzmässigkeiten folgen, wie die Multi-Channel-Kommunikation für Kunden, ja teilweise in diese integriert sind, wenn es um technische Umsetzung oder Kampagnen-Timing geht.


Background:Das weltweite Engagement der Mitarbeiter liegt immer noch unter 30 %, was bedeutet, dass eine Vielzahl von Talenten verschwendet wird. Es gibt signifikantes Verbesserungspotenzial. 
Das Global Employee Engagement Index™ bietet multinationalen Unternehmen einen datengestützten Einblick, aus dem deutlich hervorgeht, dass das Engagement und die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter ein wesentlicher Faktor für die Entwicklung einer Leistungs- und Produktivitätskultur ist.

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2. Mitarbeitende als Inhaltsautoren

Nicht zuletzt durch die Generation der Digital Natives und GenZ und dem umfassenden Einsatz von Social Sharing Apps und Instant Peer-to-Peer Kommunikationswerkzeugen im privaten Bereich: Mitarbeitende werden zu einer der wichtigsten meinungsbildenden Stimmen innerhalb von Unternehmen. Deshalb verdienen Sie ihren eigenen Kanal, um Gedanken oder News auszutauschen, die im Unternehms-Kontext sind. Diese Stimmen von Kollegen und Kolleginnen sind nicht nur authentischer als jede Führungskraft, sie sind auch sehr viel unmittelbarer, wenn es um das Teilen von Kundenmeinungen, Verkaufserfolgen oder Support-Themen geht.

Die Verwandlung Ihrer Mitarbeiter in Inhaltsautoren unterstützt die weiter fortschreitende Dezentralisierung am Arbeitsplatz und ergänzt die Top-Down-Kultur in der Kommunikation um eine Peer-to-Peer-Ebene.

Um Ihre Mitarbeitenden zum Teilen und Mitmachen anzuregen, sollten sich Ihre internen Kommunikationskanäle auf die Verbreitung von Inhalten konzentrieren, die sie direkt betreffen und interessieren (was umso wahrscheinlicher ist, wenn es aus den eigenen Reihen kommt). Darüber hinaus können Sie die Kommunikation interaktiv gestalten, indem Sie Kommentare, Freigaben und Ähnliches aktivieren.

3. Arbeiten mit allen − von überall

“Mobile first” bedeutet immer mehr auch den Einbezug von externen Mitarbeitenden. Der Trend hin zu mehr Freelancern und das Wachsen der Geek-Economy verschiebt die Grenzen der internen Kommunikation über die eigene Firewall hinaus. Mobile Apps sind deswegen nicht nur trendy, sondern Pflicht.

GenZ oder Millennials kennen aus ihrer privaten Erfahrung eine Welt ohne Emails, verlassen sich auf Sofort-Nachrichten und konsumieren Informationen und News dann, wenn und wo sie Zeit haben. Push-Nachrichten und Lesebestätigungen sichern die Vollständigkeit der Informationswege und vermeiden gleichzeitig einen “Email-Overload” bei der Quelle.

4. Frontline Mitarbeitende sind Ihre Visitenkarte

Lange Zeit fokussierten interne Kommunikationssysteme vor allem auf sogenannte “Knowledge-Workers”, also Mitarbeitende, die über PCs oder Tablets direkt an die eigenen Intranets und relevante Prozesse angebunden waren. Die fortschreitende Digitalisierung, Vernetzung und Verwendung von leistungsstarken Smartphones erweitern den Fokus heute auf alle Mitarbeitende, auch solche ohne PC oder Corporate-Network Zugang. Vielfach sind es genau diese Mitarbeitenden, die den wichtigen Kunden-Erstkontakt haben, oder als erste Feedback zu Produkten oder Dienstleistungen erhalten.

Shop-Verkäufer, Aussendienstler, Mitarbeitende auf Baustellen oder in Fabrikanlagen werden so in Echtzeit in die Geschäftsprozesse wie auch die interne Kommunikation mit-einbezogen − einfach über ihr eigenes Smartphone oder Tablet. Sie erhalten so direkten Zugang zu Hilfe, Ausbildung und aktuelle News direkt bei ihrer Arbeit mit Kunden, ohne auf periodische Informations- oder Trainings-Veranstaltungen warten zu müssen.

Moderne interne Kommunikation über Mobile Apps ermöglicht es allen sozialen Organisationen wie Vereinen oder Verbänden, mit ihren Mitgliedern zu kommunizieren, öffnet Schulen einen sicheren Weg mit Schülern und deren Eltern zu kommunizieren oder auch Hochschulen mit ihren Studierenden und Lehrbeauftragten − sicher, modern, in Echtzeit und immer auf dem Smartphone dabei.

5. Messen was gelesen wird − verstehen, was abgeht

Die Messung der internen Kommunikation und des Engagements der Mitarbeitenden ist schwierig, aber da diese beiden Themen immer wichtiger werden, ist es auch notwendig, ihre Wirksamkeit genau zu ermitteln und den Return-on-Investment (ROI) zu messen. Messkriterien dokumentieren nicht nur Nutzung und Reichweite, sie dienen auch dazu, interne Entscheider von der Wichtigkeit eines Themas zu überzeugen und die Interessen der Mitarbeitenden besser und vor allem sehr viel schneller zu verstehen.


Background: Engagiertere Mitarbeiter bringen Ihrem Unternehmen sehr viel. Das renommierte Gallup Institut befragt regelmässig amerikanische Unternehmen zum Mehrwert von Engagement, aber auch Mitarbeiter zum Grad des Engagements, der für viele wohl erstaunlich tief liegt − Zeit zu handeln!

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6. Verhindern Sie schlechte Kommunikation: Ein Business Case, der sich rechnet.

Mobile Apps für Mitarbeitende werden immer beliebter und erfinden die interne Kommunikation neu. Um im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig zu bleiben, muss man die Reichweite und Leistungsfähigkeit mobiler Geräte nutzen, um Mitarbeitende zu motivieren. Wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter erreichen wollen, müssen sie auf den Kanal wechseln, den die Mitarbeiter nutzen.

Der Business Case zugunsten von mobilen Mitarbeiter-Apps für eine professionelle interne Kommunikation rechnet sich sehr schnell:

  1. Reduktion von Risiko und Verbessern von Kundenzufriedenheit: Zeitgerechte Information verkleinert das Risiko, dass wichtige, manchmal sogar Gesundheitsrelevante Informationen spät oder gar nicht zu Mitarbeitern und Kunden gelangen. Gut informierte Mitarbeitende sind auch auf Unvorhergesehenes besser vorbereitet, oder können Kollegen direkt anfragen.
  2. Umsatzerhöhung mit höherer Produktivität: Ineffizienz ist das Ergebnis zeitaufwändiger Aktivitäten, die Produktivität und Arbeitsabläufe von Mitarbeitenden beeinträchtigen, wie z.B. die Suche nach bereits verfügbaren Informationen und das Ausführen von ungeliebten administrativen Aufgaben (Urlaubsanträge, Einreichen von Spesenformularen, Ausfüllen von Stundenzetteln usw.). Mehrere Studien bestätigen, dass die Mitarbeiter durchschnittlich 20 Prozent ihrer Arbeitszeit damit verbringen, Informationen zu suchen und zu sammeln, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Mobile Intranet Lösungen haben das Potential, einen Grossteil dieser Ineffizienz zu beseitigen.
  3. Zeitersparnis bei der Rekrutierung, Ausbildung und Bindung von Mitarbeitern: HR-Teams verbringen wertvolle Zeit und Energie in Einstellungsprozessen, und der Verlust eines Mitarbeiters bedeutet nicht nur einen Verlust an Wissen und Arbeitsplatz-Kenntnissen, sondern auch einen Produktivitätsverlust, da Neu-Besetzungen einer Position durchschnittlich 2-3 Monate dauern können, und jeder Tag mit einer freien Stellen kostet Geld. Mobile Intranet-Lösungen versprechen auch hier Verbesserungen: Gut informierte Mitarbeitende empfehlen offene Stellen häufiger an Kollegen, Freunde und Bekannte, neue Mitarbeitende können durch integrierte HR-Prozesse schneller eingearbeitet werden und last but not least sind engagierte Mitarbeitende Studien zu Folge deutlich weniger gefährdet, das Unternehmen zu verlassen.
  4. Kostenersparnis bei Veränderungsprozessen: Veränderung ist im unternehmerischen Umfeld zu einer Konstanten geworden. Digitalisierung, Reorganisationen, Mergers und Acquisitions oder andere Veränderungen in Organisationen kosten Zeit, Geld und fordern von den Mitarbeitenden Anpassungsfähigkeit. Sorgfältig durchgeführte interne Kommunikation hilft Widerstände zu verringern, Kosten durch Fehlentscheidungen zu vermeiden und Fortschritte gemeinsam zu zelebrieren, um so die Identifikation der Mitarbeitenden deutlich zu erhöhen.

Condense: Das moderne Pocket-Intranet, um Mitarbeitende überall zu erreichen.

Condense ist ein leichtgewichtiges mobiles Intranet, das Ihre interne Kommunikation revolutionieren wird. Mit Condense haben auch Mitarbeiter ohne fixen Arbeitsplatz alles Wichtige immer dabei − Ihre Firma im Hostentaschenformat, sozusagen.

Unabhängig davon, ob Sie die Front-Line Mitarbeiter, Partner und Kunden Ihres Unternehmens, die Mitglieder Ihres Vereins, die Schüler und deren Eltern Ihrer Ausbildungsstätte, oder die Fans Ihres Clubs erreichen wollen, ist Condense Ihr effektiver Kommunikationskanal − ganz ohne eigene Infrastruktur direkt aus der Cloud.

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