Praxis-Guide. Mehr aus Microsoft Teams Besprechungen rausholen

Michele Casazza
10.07.2020 17:49:01

Mit den neuesten Updates für die grosse Galerie-Ansicht auf Video, die virtuellen Breakout-Räume und die Mehrfenster-Ansicht hat Microsoft Teams die Möglichkeiten des Meetings auf eine neue Ebene gehoben und ist damit ein Top-Wettbewerber im Bereich der Online-Meetings. Meetings in Teams verfügen über einige vertraute Funktionen aus dem Vorgänger Skype für Unternehmen, bieten aber auch Funktionen und Optionen, die die Produktivität effizienter und intelligenter machen können. In diesem Blog werden wir einige Aspekte behandeln, die Sie kennen sollten, um das Beste aus Meetings in Microsoft-Teams herauszuholen.

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Meeting Typen

Zu viele Sitzungen und kein Auffinden von Sitzungsnotizen und Dokumenten?
Effektive Vorbereitung, Nachverfolgung und Zusammenarbeit durch "Channel-Meetings" und "Private Meetings".

Private Besprechungen sind die Standard-Meetings, die wir gewohnt sind, wenn wir vom Outlook-Client aus mit dem Team-Add-In planen. Kanalbezogene Besprechungen sind jedoch das neue Paradigma, und ihr Hauptvorteil besteht darin, dass alle mit der Besprechung zusammenhängenden Diskussionen und Inhalte im Kanal verbleiben können, so dass sie in ihrem Kontext bleiben.

Private Besprechungen

Kanalbezogene Besprechungen

Sichtbar nur für eingeladene Personen (Empfänger) Alle Mitglieder können eine Besprechung sehen und daran teilnehmen
Kann über den Teams-Client oder das Outlook-Add-In geplant werden Can be scheduled from the Teams client
Sitzungsbezogene Diskussionen vor, während oder nach der Sitzung sind über einen Chat zugänglich. Alle sitzungsbezogenen Diskussionen vor, während oder nach der Sitzung sind Teil der Kanal-Diskussion
Kann ad-hoc aus bestehenden Chat-Gesprächen oder über Meet Now gestartet werden Die Sitzungen und Diskussionen sind für alle Teammitglieder sichtbar.
  Kann auch ad-hoc aus dem bestehenden Kanalgespräch heraus gestartet werden (Meet Now). Auch Gäste können dies tun

 

Meet Now ist die Option, ein spontanes/ad-hoc-Meeting entweder privat oder über einen Kanal zu starten. In beiden Fällen können Sie Personen " On the go" hinzufügen, ohne eine formelle Einladung versenden zu müssen. Ein Channel-Meeting Now hat auch den Vorteil, dass die Meeting-Informationen innerhalb des Channels bleiben.

Meet Now in Private
Meet Now in Private


Meet Now in einem Kanal

 

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Meeting Optionen

Als Sitzungsorganisatoren können wir die Sitzungsoptionen nutzen, um festzulegen, wer die Lobby umgehen und wer präsentieren darf. Sie finden die Besprechungsoptionen in der Veranstaltung des Treffens im Team-Client, in Ihrer Outlook-Kalendereinladung oder sogar innerhalb des Treffens selbst, sobald Sie beitreten (Symbol Personen)

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Externe Benutzer und Dokumente teilen

Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Gäste keine Inhalte in einem Meeting oder Chat austauschen können? Lassen Sie uns untersuchen, was ein Gast in Teams ist und was sie tun können.
  • Gäste sind Benutzer, die in Ihre Organisation eingeladen wurden (auch als authentifizierte Gäste bezeichnet).
  • Anonym sind Benutzer, die an einem Treffen teilnehmen können, ohne sich zu registrieren (auch bekannt als nicht authentifizierte Gäste). HINWEIS: erfordert die globale Einstellung "Anonyme Benutzer können einer Besprechung beitreten". Dies ist eine Alles-oder-Nichts-Einstellung für Meetings

  • Gäste können Dateien gemeinsam nutzen, wenn sie an einer Channel-Besprechung teilnehmen
  • Gäste können keine Dateien austauschen, wenn sie an einer privaten Besprechung teilnehmen; sie können die in der Besprechung hochgeladenen Dateien sehen und herunterladen, aber sie können keine Dateien anhängen.

  • Anonyme Benutzer können in einer Besprechung keine Inhalte sehen, freigeben oder herunterladen

In der folgenden Tabelle können wir sehen, dass Mitglieder und Gäste in einer Channel-Besprechung Dateien freigeben können, da ein Channel Dateien in SharePoint speichert. In einer privaten Besprechung hingegen können Dateien nur von Mitgliedern der Organisation freigegeben werden, da es keinen SharePoint-Speicher gibt. Dies wird durch die Verwendung von OneDrive ermöglicht, und die freigegebenen Dateien werden speziell nur für die Teilnehmer des Meetings (einschließlich der Gäste) freigegeben. Gäste und anonyme Benutzer können in einem Privaten Meeting keine Dateien hochladen, da sie nicht über den erforderlichen OneDrive-Speicher in der einladenden Organisation verfügen.


*Je nach OneDrive-Einstellungen

In Private Meetings Guests can download files (via the sharer's OneDrive) but cannot upload files. 

Den in einer privaten Besprechung freigegebenen Dateien werden die erforderlichen Berechtigungen für die Teilnehmer der Besprechung (einschließlich externer Benutzer) zugewiesen:

Files shared in a Private Meetings (or chat) are assigned the necessary permissions for the meeting's participants (or chat members)

Hier können wir sehen, welche Möglichkeiten die verschiedenen Teilnehmer haben, wenn sie an einem Treffen teilnehmen. Interessanterweise können auch anonyme Benutzer an Channel-Meetings teilnehmen, allerdings nur per Audio.

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Audio Konferenz

Unter Audiokonferenzen versteht man die Möglichkeit, von einem regulären Telefon aus an einer Teamsitzung teilzunehmen und aus einer Sitzung heraus eine Telefonnummer anzurufen. Dies kann praktisch sein, wenn die Konnektivität schlecht ist und für Teilnehmer, die nicht über die Teams-App verfügen. Benutzer können an Besprechungen teilnehmen, wenn sie keinen Team-Client bzw. keine Team-App verwenden können. Eine Audiokonferenz-Lizenz ist nur für Personen erforderlich, die planen, ein Audio-Meeting (E5 oder Add-on) zu planen/zu veranstalten; Meeting-Plattformen, die anrufen, benötigen keine ihnen zugewiesenen Lizenzen oder eine andere Einrichtung.

Audiokonferenzen funktionieren auf ähnliche Weise wie in Skype for Business, mit einigen zusätzlichen Optionen in der Konferenzbrücke zur Einstellung des automatischen Anrufbeantworters und der Möglichkeit für die Organisatoren von Besprechungen, die Ansage zu steuern, wann Anrufer ein- oder ausgehen.

Eine PIN wird von den Sitzungsorganisatoren verwendet, um Sitzungen über das Telefon zu starten. Wenn sie die Teams-App verwenden, um die Besprechung zu starten, ist eine PIN nicht erforderlich. Jeder Team-Benutzer, der für Audiokonferenzen aktiviert ist, erhält eine PIN

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Besprechungsaufzeichnungen

Besprechungsaufzeichnungen werden in Microsoft Stream auf unbestimmte Zeit gespeichert. Um eine Besprechung aufzeichnen zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein: 

  • Benutzer müssen für Microsoft Stream lizenziert sein (z.B. E1, E3, E5, A1, A3, A5)
  • Benutzer benötigen die Berechtigung zum Hochladen von Videos mit Microsoft Stream (dies ist der Standard, wenn Stream aktiviert ist)
  • Die Regel für Teambesprechungen - "Allow Cloud Recording" muss sowohl für den Organisator als auch für den Initiator der Aufzeichnung auf "true" gesetzt werden (standardmässig deaktiviert).
  • Anonyme, Gast- oder föderierte Benutzer können eine Besprechung nicht aufzeichnen

Technisch gesehen können Sitzungen auch ohne Stream-Lizenz aufgezeichnet werden; in diesem Fall würden sie 21 Tage lang bei Azure Media Services gespeichert. Die Benutzer können die Aufzeichnungen während dieser Zeit immer noch aufnehmen und herunterladen.

Die Grösse einer 1-stündigen Aufzeichnung beträgt ca. 400 MB. Jeder M365-Tenant erhält eine feste Zuteilung von 500 GB Speicherplatz für Microsoft Stream sowie zusätzlich 0,5 GB Speicherplatz pro lizenziertem Benutzer.

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Meeting Policies

Jetzt, da wir die Nomenklatur der Meetings kennen, werden die folgenden Richtlinien leicht zu verstehen sein. Admins haben die Möglichkeit, Private Meetings, Meet Now für interne Benutzer und Gastbenutzer zu kontrollieren. Wie andere Richtlinien in Teams können sie bestimmten Benutzern zugewiesen werden, was eine Granularität bei der Bereitstellung ermöglicht.

Möglicherweise gibt es Anwendungsfälle, in denen private Besprechungen deaktiviert werden müssen, oder in denen Besprechungen nur geplant und Meet Now deaktiviert werden soll.

Wie wir gesehen haben, nutzt Microsoft Teams andere M365-Dienste wie SharePoint, OneDrive und Stream auf intelligente Weise und macht dies für den Endbenutzer transparent. Wenn Sie jedoch einige der Details hinter den Kulissen kennen, haben Sie den zusätzlichen Vorteil, Meetings zu meistern. Hier sind die Punkte zum Mitnehmen:

  • Beginnen Sie mit Channel Meetings, um alle zugehörigen Konversationen und Dateien im Channel zu behalten
  • Verwenden Sie Besprechungsoptionen, um zu steuern, wer die Besprechung präsentieren und direkt darauf zugreifen kann
  • Achten Sie darauf, wie Sie in Meetings anonyme Benutzer zuzulassen: es ist ein "alles oder nichts"
  • Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten in Besprechungen ist intelligent und transparent, allerdings bietet sie ein anderes Nutzer-Erlebnis für Channel-Meetings und Private Meetings.
  • Audiokonferenzen hilfreich "on-the-go", ohne die App benutzen zu müssen, oder wenn die Konnektivität schlecht ist. Organisatoren von Meetings benötigen eine Audiokonferenzlizenz und können Meetings von ihrem Telefon aus starten.
  • Besprechungsaufzeichnungen werden in Microsoft Stream gespeichert und auf unbestimmte Zeit aufbewahrt. Stream-Datenhaltung sind in der Schweiz noch nicht verfügbar.
  • Richtlinien können bestimmten Benutzern zugewiesen werden und erlauben es, zu kontrollieren, welche Art von Meetings die Benutzer haben oder planen können.

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