Mit den neuesten Updates für die grosse Galerie-Ansicht auf Video, die virtuellen Breakout-Räume und die Mehrfenster-Ansicht hat Microsoft Teams die Möglichkeiten des Meetings auf eine neue Ebene gehoben und ist damit ein Top-Wettbewerber im Bereich der Online-Meetings. Meetings in Teams verfügen über einige vertraute Funktionen aus dem Vorgänger Skype für Unternehmen, bieten aber auch Funktionen und Optionen, die die Produktivität effizienter und intelligenter machen können. In diesem Blog werden wir einige Aspekte behandeln, die Sie kennen sollten, um das Beste aus Meetings in Microsoft-Teams herauszuholen.
Zu viele Sitzungen und kein Auffinden von Sitzungsnotizen und Dokumenten?
Effektive Vorbereitung, Nachverfolgung und Zusammenarbeit durch "Channel-Meetings" und "Private Meetings".
Private Besprechungen sind die Standard-Meetings, die wir gewohnt sind, wenn wir vom Outlook-Client aus mit dem Team-Add-In planen. Kanalbezogene Besprechungen sind jedoch das neue Paradigma, und ihr Hauptvorteil besteht darin, dass alle mit der Besprechung zusammenhängenden Diskussionen und Inhalte im Kanal verbleiben können, so dass sie in ihrem Kontext bleiben.
Private Besprechungen |
Kanalbezogene Besprechungen |
Sichtbar nur für eingeladene Personen (Empfänger) | Alle Mitglieder können eine Besprechung sehen und daran teilnehmen |
Kann über den Teams-Client oder das Outlook-Add-In geplant werden | Can be scheduled from the Teams client |
Sitzungsbezogene Diskussionen vor, während oder nach der Sitzung sind über einen Chat zugänglich. | Alle sitzungsbezogenen Diskussionen vor, während oder nach der Sitzung sind Teil der Kanal-Diskussion |
Kann ad-hoc aus bestehenden Chat-Gesprächen oder über Meet Now gestartet werden | Die Sitzungen und Diskussionen sind für alle Teammitglieder sichtbar. |
Kann auch ad-hoc aus dem bestehenden Kanalgespräch heraus gestartet werden (Meet Now). Auch Gäste können dies tun |
Meet Now ist die Option, ein spontanes/ad-hoc-Meeting entweder privat oder über einen Kanal zu starten. In beiden Fällen können Sie Personen " On the go" hinzufügen, ohne eine formelle Einladung versenden zu müssen. Ein Channel-Meeting Now hat auch den Vorteil, dass die Meeting-Informationen innerhalb des Channels bleiben.
Meet Now in Private
Meet Now in einem Kanal
Als Sitzungsorganisatoren können wir die Sitzungsoptionen nutzen, um festzulegen, wer die Lobby umgehen und wer präsentieren darf. Sie finden die Besprechungsoptionen in der Veranstaltung des Treffens im Team-Client, in Ihrer Outlook-Kalendereinladung oder sogar innerhalb des Treffens selbst, sobald Sie beitreten (Symbol Personen)
In der folgenden Tabelle können wir sehen, dass Mitglieder und Gäste in einer Channel-Besprechung Dateien freigeben können, da ein Channel Dateien in SharePoint speichert. In einer privaten Besprechung hingegen können Dateien nur von Mitgliedern der Organisation freigegeben werden, da es keinen SharePoint-Speicher gibt. Dies wird durch die Verwendung von OneDrive ermöglicht, und die freigegebenen Dateien werden speziell nur für die Teilnehmer des Meetings (einschließlich der Gäste) freigegeben. Gäste und anonyme Benutzer können in einem Privaten Meeting keine Dateien hochladen, da sie nicht über den erforderlichen OneDrive-Speicher in der einladenden Organisation verfügen.
*Je nach OneDrive-Einstellungen
In Private Meetings Guests can download files (via the sharer's OneDrive) but cannot upload files.
Den in einer privaten Besprechung freigegebenen Dateien werden die erforderlichen Berechtigungen für die Teilnehmer der Besprechung (einschließlich externer Benutzer) zugewiesen:
Hier können wir sehen, welche Möglichkeiten die verschiedenen Teilnehmer haben, wenn sie an einem Treffen teilnehmen. Interessanterweise können auch anonyme Benutzer an Channel-Meetings teilnehmen, allerdings nur per Audio.
Unter Audiokonferenzen versteht man die Möglichkeit, von einem regulären Telefon aus an einer Teamsitzung teilzunehmen und aus einer Sitzung heraus eine Telefonnummer anzurufen. Dies kann praktisch sein, wenn die Konnektivität schlecht ist und für Teilnehmer, die nicht über die Teams-App verfügen. Benutzer können an Besprechungen teilnehmen, wenn sie keinen Team-Client bzw. keine Team-App verwenden können. Eine Audiokonferenz-Lizenz ist nur für Personen erforderlich, die planen, ein Audio-Meeting (E5 oder Add-on) zu planen/zu veranstalten; Meeting-Plattformen, die anrufen, benötigen keine ihnen zugewiesenen Lizenzen oder eine andere Einrichtung.
Audiokonferenzen funktionieren auf ähnliche Weise wie in Skype for Business, mit einigen zusätzlichen Optionen in der Konferenzbrücke zur Einstellung des automatischen Anrufbeantworters und der Möglichkeit für die Organisatoren von Besprechungen, die Ansage zu steuern, wann Anrufer ein- oder ausgehen.
Eine PIN wird von den Sitzungsorganisatoren verwendet, um Sitzungen über das Telefon zu starten. Wenn sie die Teams-App verwenden, um die Besprechung zu starten, ist eine PIN nicht erforderlich. Jeder Team-Benutzer, der für Audiokonferenzen aktiviert ist, erhält eine PIN
Besprechungsaufzeichnungen werden in Microsoft Stream auf unbestimmte Zeit gespeichert. Um eine Besprechung aufzeichnen zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:
Technisch gesehen können Sitzungen auch ohne Stream-Lizenz aufgezeichnet werden; in diesem Fall würden sie 21 Tage lang bei Azure Media Services gespeichert. Die Benutzer können die Aufzeichnungen während dieser Zeit immer noch aufnehmen und herunterladen.
Die Grösse einer 1-stündigen Aufzeichnung beträgt ca. 400 MB. Jeder M365-Tenant erhält eine feste Zuteilung von 500 GB Speicherplatz für Microsoft Stream sowie zusätzlich 0,5 GB Speicherplatz pro lizenziertem Benutzer.
Jetzt, da wir die Nomenklatur der Meetings kennen, werden die folgenden Richtlinien leicht zu verstehen sein. Admins haben die Möglichkeit, Private Meetings, Meet Now für interne Benutzer und Gastbenutzer zu kontrollieren. Wie andere Richtlinien in Teams können sie bestimmten Benutzern zugewiesen werden, was eine Granularität bei der Bereitstellung ermöglicht.
Möglicherweise gibt es Anwendungsfälle, in denen private Besprechungen deaktiviert werden müssen, oder in denen Besprechungen nur geplant und Meet Now deaktiviert werden soll.
Wie wir gesehen haben, nutzt Microsoft Teams andere M365-Dienste wie SharePoint, OneDrive und Stream auf intelligente Weise und macht dies für den Endbenutzer transparent. Wenn Sie jedoch einige der Details hinter den Kulissen kennen, haben Sie den zusätzlichen Vorteil, Meetings zu meistern. Hier sind die Punkte zum Mitnehmen:
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