Praxis-Guide: Microsoft Teams Management Tools

Michele Casazza
10.07.2020 11:26:21

Microsoft Teams entwickelt sich zu der Produktivitäts- und Kommunikationsplattform, in der die Nutzer die meiste Zeit ihres Tages verbringen werden. Ihre Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit, Funktionen und Integration hat in den letzten Monaten Millionen von Anwendern überzeugt. Aus denselben Überlegungen heraus müssen wir als Benutzer und Administratoren ihre Features verstehen, um in der Lage zu sein, Inhalte in Teams richtig zu verwalten und Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten.  Ein wichtiger weiterer Aspekt der breiten Nutzung: wie wir Informationen aus anderen Quellen einbringen können, um Teams zur neuen Digital Workplace-Plattform zu machen. In diesem Blog werden wir uns mit einigen Tools für Benutzer und Administratoren beschäftigen, um das Beste aus Teams herauszuholen.

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Inhalte managen

Using OneDrive sync and understanding how files and folders are stored will save you time and avoid ending up with a messy files structure.

Endbenutzer müssen nicht unbedingt wissen, dass Microsoft Teams SharePoint und OneDrive zum Speichern von Inhalten einsetzt, aber wenn Sie verstehen, wie dies funktioniert, erhalten Sie mehr Optionen und Flexibilität im Umgang mit Dateien. Wie können Sie beispielsweise eine Datei in einem Team für einen externen Benutzer freigeben, der nicht Teil des Teams ist? Sehen wir uns an, wie Dateien gespeichert werden:

In einem Chat freigegebene Dateien werden in OneDrive gespeichert.

Teams ist recht clever, die erforderlichen Berechtigungen für Dateien festzulegen, die Sie in Chats gemeinsam nutzen (1:1 oder 1:viele). Wenn Sie z.B. eine Datei in einem Chat mit zwei Mitgliedern Ihrer Organisation und einem Gast teilen, wird diese Datei auf Ihr OneDrive hochgeladen und nur für diese Benutzer speziell "freigegeben". 

Im Channel eines Teams freigegebene Dateien werden in SharePoint gespeichert, wobei jeder Channel seinen eigenen Ordner in einer SharePoint-Dokumentbibliothek erhält.

Einer der wesentlichen Vorteile davon ist die Möglichkeit, die in Windows 10 integrierte Synchronisierungsfunktion von OneDrive for Business zu nutzen. Durch die Synchronisierung unserer Team-Dateien erhalten wir zwei Hauptnutzen:

  • Wir können die Dateien unseres Teams direkt vom Windows Explorer aus bearbeiten.
  • Wir können an Dateien arbeiten, während wir offline sind, und die Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald wir wieder online sind.

Wenn Sie vielen Teams angehören, aber hauptsächlich an einigen wenigen arbeiten, erleichtert die Synchronisierung Ihrer Dateien den Zugriff und die Aktualisierung.

 

Wenn ein Benutzer in der Konversation eines Channels eine Datei hochlädt, wird die Datei in den entsprechenden Ordner in SharePoint aufgenommen. Das funktioniert gut und ist für den Benutzer transparent, aber wenn Sie mit vielen Dateien zu tun haben, kann es schnell zu einer Menge unorganisierter Inhalte kommen. Um dies zu vermeiden, können Sie eine Ordnerstruktur in der Registerkarte "Datei" Ihres Channels erstellen und den Mitgliedern Ihres Teams raten, Dateien entsprechend zu speichern. 

Microsoft führt auch Teams-Vorlagen ein, die es dem Administrator ermöglichen, Teams mit vordefinierten Kanälen, Registern, Anwendungen, Ordnerstruktur und anderen Einstellungen zu konfigurieren und verfügbar zu machen.

Bei der Zusammenarbeit an Dateien in einem Channel ist eine weitere nützliche Funktion die Konversation zu der Datei, die als Thread gesammelt wird. Dies unterscheidet sich von den Kommentaren in der Datei (z.B. in Word), die so bleiben, wie sie sind.

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Ihre Teams absichern

Sie mögen die Flexibilität von Teams, wollen aber sicherstellen, dass die Sicherheit nicht gefährdet wird?
Beachten Sie die verfügbaren Einstellungen für externe Benutzer, Lobby, Auffindbarkeit und Privatsphäre

Wenn es um Sicherheit und Datenschutz geht, bietet Microsoft Teams eine granulare Kontrolle über mehrere Ebenen. Lassen Sie uns zunächst sehen, welche Arten von externen Benutzern wir in Teams haben können:

  • Gäste sind Benutzer, die in Ihre Organisation eingeladen wurden, z.B. sind sie Teil eines Teams
  • Anonym sind Benutzer, die an einem Meeting teilnehmen können, ohne sich zu registrieren oder zu authentifizieren. Wenn dies in den Einstellungen des Teams erlaubt ist, können Sie als Organisator von Besprechungen den Link zu den Besprechungen für jedermann freigeben.
  • Federated User sind externe Nutzer, die in ihrer Organisation auch Teams (oder Skype für Unternehmen) einsetzen (dieses Szenario ist auch als Azure B2B bekannt). Mit diesen Nutzern können Sie chatten, telefonieren und Videoanrufe führen, solange dies aktiviert ist (dies ist standardmäßig der Fall) und es keine Domäneneinschränkungen gibt.

Eine weitere Ebene, auf der Sie als Teambesitzer die Sicherheit kontrollieren, ist das Team selbst. Wenn Sie eine Besprechung organisieren, können Sie in den Besprechungsoptionen entscheiden, wer die Lobby umgehen kann, d.h. er kann direkt an der Besprechung teilnehmen, ohne vom Organisator zugelassen werden zu müssen. 

Wenn Sie ein neues Team erstellen, müssen Sie auch die Option Datenschutz wählen:

  • Öffentliche Teams können von jedem Mitglied der Organisation besucht werden.
  • Private Teams benötigen die Zustimmung der Eigentümer, um beitreten zu können

Sie können auch Sensitivitätskennzeichen verwenden, um Regeln anzuwenden, die auf der Privatsphäre des Teams basieren. Sie können zum Beispiel entscheiden, dass private Teams keine Gäste haben dürfen und nur von Benutzern in der Organisation betreten werden können.

Die unterste Ebene zur Kontrolle der Sicherheit ist die Datei. An dieser Stelle wird es wichtig zu verstehen, wie die Freigabe in Microsoft 365 funktioniert. Die Freigabefunktion in M365 ist in allen Diensten einheitlich und ermöglicht es Benutzern, festzulegen, wer auf eine Datei oder einen Ordner zugreifen kann. Um mehr über die Sharing-Funktionalitäten zu erfahren, lesen Sie unsere 3-teilige Blog-Reihe

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Rollen and Berechtigungen in Teams

In Teams gibt es 3 Hauptrollen: Eigentümer, Mitglied und Gast. Wie zu erwarten ist, hat der Eigentümer die volle Kontrolle, die Mitglieder können die meisten Aktionen durchführen, ausser andere Mitglieder hinzufügen und das Team bearbeiten/löschen. Gäste haben keine Kontrolle über Team- und Channel-Einstellungen, aber sie haben die volle Möglichkeit, Channel-Gespräche und Zusammenarbeit zu führen.

Als Eigentümer eines Teams können Sie in den Einstellungen des Teams auch die Berechtigungen für Mitglieder und Gäste verwalten.

Dynamische Mitgliedschaft ist eine Funktion von Azure, die es erlaubt, Mitglieder im Team dynamisch hinzuzufügen oder zu entfernen, basierend auf einem bestimmten Attribut im Verzeichnis, z.B. Abteilung, Jobtitel, Büro oder sogar einem benutzerdefinierten Attribut. Dies ist recht praktisch für viele Anwendungsfälle, von Projekten bis hin zu Management- und anderen organisatorischen Funktionen. 

Diese Funktionalität beruht auf der zugrunde liegenden Microsoft 365 Group, die für jedes Team erstellt wird.

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Apps vereinheitlichen

Das ganztägige Wechseln zwischen Business-Apps könnte bald weniger verbreitet sein. Mit seiner Fähigkeit, Informationen aus anderen Systemen aufzudecken, und der Integration mit Hunderten von Konnektoren und Anwendungen hat Teams das Potenzial, die Plattform zu sein, auf der die Benutzer die meiste Zeit verbringen werden.

Eine Organisation kann entscheiden, welche Apps den Benutzern zum Hinzufügen zu Teams zur Verfügung gestellt werden können oder welche Apps standardmäßig zugewiesen werden sollen. Dies ist durch die Verwendung von Richtlinien möglich, die eine Unterscheidung zwischen Microsoft-, Drittanbieter- und benutzerdefinierten Anwendungen ermöglichen.

Bald können auch die Tage vorbei sein, an denen die Benutzer das Intranet-Portal morgens als erstes öffnen werden. Das Intranet an sich ist nicht tot, aber erst die Möglichkeit, seine Informationen innerhalb von Teams zu veröffentlichen, macht es zu einer nahtlosen Erfahrung in einer einzigen Plattform für den modernen Arbeitsplatz. Bei LiveTiles haben wir LiveTiles Reach entwickelt, eine Team-App, die Nachrichten, Seiten und Ereignisse aus Ihrem Intranet in Teams anzeigt.

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Weitere nützliche Features

Wenn Sie denken, dass Sie Teams voll ausgenutzt haben, werfen Sie einen Blick auf diese Funktionen!

Tags

Erwähnen Sie Personen, ohne ihren Namen zu kennen oder sich an ihren Namen erinnern zu müssen. Sie können jedem Mitglied eines Teams ein oder mehrere Tags zuweisen, z.B. auf der Grundlage seiner Funktion oder Rolle im Team, denkende Entwickler, Projektleiter, Gäste usw. Dann können Sie das Tag als @ mention verwenden, um sich direkt mit ihnen zu unterhalten

Audio recording

Eine Whatsapp-ähnliche Funktion zum Aufzeichnen von Sprachnachrichten von Ihrer mobilen Team-App

Dringende Nachricht

Das Senden einer dringenden Nachricht informiert die Chat-Empfänger alle 2 Minuten, 20 Minuten lang oder bis sie die Nachricht gelesen haben. Diese Funktion muss von einem Administrator aktiviert werden und kann nur bestimmten Benutzern über Richtlinien zugewiesen werden

Status Message/Delegation

Verwenden Sie die @ Erwähnung in Ihrer Statusmeldung, wenn Sie nicht im Amt sind, damit die Leute schnell sehen können, wen sie kontaktieren müssen, wenn sie versuchen, Sie zu erreichen.

 

Ganz gleich, ob Sie sich auf Produktivität, Sicherheit und Integration konzentrieren oder Teams für allgemeine Zwecke einsetzen, es gibt viele Funktionalitäten, die Ihnen helfen, intelligenter zu arbeiten. Hier ist eine Zusammenfassung zum Mitnehmen:

  • Synchronisieren Sie Ihre meistgenutzten Team-Dateien und Ihr Notizbuch
  • Speichern von Dateien in vorhandenen Ordnern statt in der Hauptkonversation
  • Achten Sie darauf, wie Sie in Meetings anonyme Benutzer zuzulassen: es ist ein Alles oder Nichts
  • Lernen Sie die Freigabeoptionen in Microsoft 365 kennen.
  • Implementieren Sie dynamische Mitgliedschaft in Teams, wenn es einen Anwendungszweck dafür gibt
  • Verwenden Sie Tags, um auf einfache Weise eine Gruppe von Personen in einem Team zu erwähnen

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