Was braucht es, um möglichst schnell und sicher mit Microsoft Teams loszulegen?

Luca Petraccaro
09.04.2020 14:21:38

Für Unternehmen und Schulen zeigt sich nun eine schnelle Einführung von Microsoft Teams als essenziell um die Kollaboration und Verbundenheit von Mitarbeitern und Schülern aufrecht zu erhalten. Jedoch gibt es einiges was beachtet werden muss, damit eine schnelle Einführung nicht im Nachhinein zum Governance & Security Alptraum wird.

In diesem Blog Artikel, habe ich die wichtigsten Aspekten für eine schnelle und sichere Einführung von Microsoft Teams in 5 Schritte zusammengefasst:

 
  1. Get Things Ready
  2. Make identity your key
  3. Exchange Online
  4. Governance
  5. Adoption

 

Microsoft Teams Planning Workbook

Was oft leider unbeachtet bleibt!

Um mit Microsoft Teams zu starten braucht es fast gar nichts, das ist eines der grössten Vorteile die SaaS Lösungen mit sich bringen. Schnell ein Office365 Tenant eröffnen, Teams freischalten und schon kann man mit Microsoft Teams Meetings durchführen und Daten austauschen. Doch wenn man Microsoft Teams und Office365 nachhaltig nutzen und an den Anforderungen des Unternehmens knüpfen will, dann kann so ziemlich schnell Wildwuchs entstehen und so kann das Tool für die Benutzer anstelle einer Hilfe zu einer echten Herausforderung werden.

GIF Teams all Webinars DE

Die Corona-Krise als Booster für die Digitale Transformation

Aufgrund des Ausbruchs des neuartigen Coronavirus befindet sich die Welt auf einmal in einer noch nie da gewesenen Situation. So sind Home-Office und Fernunterricht von einem Tag zum anderen die neue Realität. Unternehmen wurden plötzlich mit der Unsicherheit einer nicht mehr verbundenen Belegschaft konfrontiert.

Auch wir bei CYCL benötigten ein paar Tage, um uns an diese neue Situation zu gewöhnen. Als Innovatives IT-Unternehmen, hielten sich die technischen Hürden aber in Grenzen, da wir seit mehreren Jahren Microsoft Cloud Dienste nutzen. So konnten wir bereits nach einigen Tagen wieder voll produktiv Arbeiten und dabei unsere Kunden unterstützen, ihren Betrieb aufrecht zu erhalten.

Dabei wurden wir mit unterschiedlichen Realitäten konfrontiert. Einige unserer Kunden befinden sich gerade mitten in der digitalen Transformation und können dank Office 365 und Microsoft Teams ihren Betrieb aufrechterhalten.

Andere Kunden hingegen, sahen sich auf einmal mit der Situation konfrontiert, dass die gesamte Kollaboration und Kommunikation von der eigenen IT-Infrastruktur abhängig wurde. Bei viele Unternehmen, die eine lokale Skype for Business Infrastruktur nutzen, führt die hohe Auslastung zu Problemen.

Microsoft Cloud-Dienste behaupten sich als krisensicher

Ein grosser Vorteil einer Cloud Lösung gegenüber einer On-Premise Infrastruktur, ist die Möglichkeit, diese schnell und unkompliziert zu skalieren. So sahen sich viele Unternehmen und Schulen auf einmal gezwungen, auf Cloud Lösungen auszuweichen.

Microsoft Teams zeigte sich in dieser Situation als eines der wichtigsten Tools, um die Kommunikation und Kollaboration aufrecht zu erhalten. So stieg die Anzahl Benutzer, die Microsoft Teams täglich benutzen, von 20 Millionen auf über 45 Millionen Benutzer. Diese generieren täglich rund 900 Millionen Minuten Video- und Audiomeetings.. Die Nachfrage an Microsoft Cloud-Diensten ist alleine in Italien um 775% gestiegen.

Selbst Microsoft kämpfte aufgrund dieses Anstiegs hin und wieder mit Problemen, jedoch konnte Microsoft diese jeweils innert wenigen Stunden stabilisieren.

Und so hat sich während dieser Corona Krise, Microsoft Teams die Bezeichnung Digitaler Arbeitsplatz vollumfänglich verdient. Microsoft Teams geht sogar über den Digitalen Arbeitsplatz hinaus, für mich wurde Microsoft Teams auch zur Kommunikationsplattform, um während des Lockdowns mit Freunden und Familie in Kontakt zu bleiben. Von der Geburtstagsfeier bis zum gemeinsamen Apero, ohne Teams läuft nix!

Microsoft Teams Accelerator

Die wichtigsten schritten für eine erfolgreiche Einführung von Microsoft Teams

Get Things Ready

Um mit Microsoft Teams loszulegen, benötigt man einen Office365 Tenant mit den dazugehörigen Lizenzen. Um möglichst schnell loslegen zu können, bietet Microsoft während der Corona Krise die Möglichkeit mit einem gratis Tenant (Trial) loszulegen. Doch dabei gilt es folgendes zu beachten:

  • Tenantname - Sobald dieser gesetzt wird, kann man diesen nie mehr ändern! Der Name wird zudem für SharePoint Online genutzt und ist für die Benutzer sichtbar.
  • Tenant Location – Darüber wird definiert, wo die Daten des O365 Tenants gespeichert werden. Tipp: Wählt man beim Erstellen die Schweiz als Standort, befindet man sich von Anfang an in Schweizer Datacenter und muss sich aufgrund von Datenschutz- und Compliance Vorgaben nicht um eine weitere Migration der Daten kümmern.
  • Connectivity - Um eine möglichst gute Nutzung der Cloud-Dienste von Microsoft zu ermöglichen, ist es wichtig die Netzwerkverbindung zu den Online Diensten zu planen. Ein Split der Netzwerkverbindungen kann auch das Firmennetzwerk entlasten.

Microsoft Teams Accelerator

Make identity your key

Nachdem der Tenant bereit ist, gilt es den Benutzern den Zugang du den O365 / MS Teams Diensten zu ermöglichen. Wir empfehlen die Benutzer vom lokalen Active Directory aus in Azure AD zu synchronisieren. So können Benutzer mit den bisher bekannten Anmeldedaten (SSO) auf Microsoft Teams zugreifen. Die bestehenden Prozesse zur Accountverwaltung können damit für die Cloud verwendet werden.

Damit die Benutzer überhaupt synchronisiert werden können, muss als erstes die Domäne (meinefirma.com) in Office365 validiert werden. Sobald diese validiert wurde, können Benutzer im Format @meinefirma.com synchronisiert werden.

Um mögliche Synchronisation- und Anmelde-Probleme zu vermeiden, sollten die Attribute UPN, E-Mail und SIP im gleichen Format daherkommen.

Beispiel:

  • Username: hans.muster@meinefirma.com
  • UPN: hans.muster@meinefirma.com
  • SIP: hans.muster@meinefirma.com
  • E-Mail: hans.muster@meinefirma.com

Für die Synchronisation von Accounts gibt es verschiedene Optionen welche verschiedene Compliance Anforderungen abdecken können. Der schnellste und einfachste Weg die Benutzer zu synchronisieren ist mittels Azure AD Connect - Password-Hash-Synchronisation. Dadurch werden die Benutzer und deren Attribute in die Cloud synchronisiert. Das Passwort des Benutzers wird verschlüsselt synchronisiert und ist auch für Microsoft nicht lesbar.

 

Exchange Online / Governance

Ein Schlüssel Faktor von Microsoft Teams ist die reibungslose Integration innerhalb von Office 365. Damit die Kollaboration und die Informationen nahtlos zwischen den verschiedenen Apps innerhalb des Office365 Ökosystems stattfinden kann. Und so dreht sich fast alles rundum Office 365 Groups.

Office 365 Groups ist der grundlegende Mitgliedschaftsdienst, der die gesamte Teamarbeit in Microsoft 365 steuert. Mit Office 365 Groups kann man einer Gruppe von Personen Zugriff auf eine Sammlung von Ressourcen für die Zusammenarbeit geben. Mit einer Office 365 Group muss man keine Berechtigungen mehr für jede dieser Ressourcen manuell zuweisen, da die Benutzer, die der Gruppe hinzugefügt werden, automatisch die erforderlichen Berechtigungen erhalten.

Microsoft Teams ist ein Tool, welches die Silos zwischen den Applikationen innerhalb von Office 365 verschmelzen lässt, daher stützt sich Teams auf Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive. Beim Erstellen eines neuen Teams wird jeweils eine Office 365 Group  mit den folgenden Ressourcen erstellt:

  • Ein Team (MS Teams)
  • Einen freigegebenen Outlook-Posteingang (Exchange)
  • Einen freigegebenen Kalender (Exchange)
  • Eine SharePoint-Dokumentbibliothek (SharePoint)
  • Einen Planner (Planner)

Diese Verschmelzung von Tools und Funktionalitäten innerhalb von Microsoft Teams ist eine wunderbare Sache, doch genau hier scheitern die meisten Implementationen.

Microsoft Teams und Microsoft 365 Konfiguration

Ohne Namenskonventionen und Governance verliert man ziemlich schnell die Übersicht über die Artefakte in Teams, Exchange und SharePoint. Nebst einem Informationswildwuchs können so gravierende Sicherheitslücken entstehen. Eine Bereinigung im Nachhinein ist dann oft mühsam und mit viel Aufwand verbunden.

Eine spätere Migration von Exchange und SharePoint On-Premise nach Office 365 erfordert in solchen Fällen auch eine umfangreiche Bereinigung. So wird bei einer schnellen Einführung von Microsoft Teams empfohlen, dass zumindest eine Exchange-Hybrid Konfiguration und eine gewisse Basis Governance vorgenommen wird.

Produkte wie MatchPoint & Wizdom for Teams sind dafür gemacht, die Governance und den Überblick innerhalb von Office 365 zu erleichtern und lassen sich schnell und einfach implementieren.

Microsoft Teams und Wizdom und MatchPoint Konfigurationen

Adoption - Don't let the user alone!

Microsoft Teams ist ein Tool, welches die Endbenutzer bei Ihrer täglichen Arbeit befähigen soll. So ist es wichtig, dass diese auch bei einer schnellen Einführung von Microsoft Teams nicht mit dem Tool allein gelassen werden, denn eine schnelle Einführung von MS Teams bedeutet nicht, dass auch die Adoption schnell sein soll. Die schnelle Einführung von Teams soll eher als Start einer Endbenutzer Adoption dienen. So ist es umso wichtiger, einen Adoption Plan zu haben, bei welchen die ersten Schritten möglichst effizient umsetzbar sein können und vor allem sorgfältig geplant sind. Auch bei einer schnellen Einführung von Microsoft Teams soll nicht das Tool, sondern der Mensch im Mittelpunkt stehen.

Ich möchte mehr über das Microsoft Teams Accelerate Programm erfahren!

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