Effektivere Kommunikation und Zusammenarbeit bei SWISSAID dank Microsoft Teams

George Streit
08.06.20 13:53

SWISSAID ist ein SchweizerHilfswerk, das 1948 gegründet wurde und in neun Ländern in der Entwicklungszusammenarbeit tätig ist. Die Stiftung ist politisch und konfessionell unabhängig und in den ärmsten, meist ländlichen Regionen der Entwicklungsländer tätig. Die Organisation unterstützt Initiativen von Menschen, die selbständig einen Ausweg aus der Armut suchen und ihr Recht auf Teilhabe am wirtschaftlichen, gesellschaftlichen und politischen Leben einfordern. Dabei setzt sie auf Selbsthilfeprojekte in den Bereichen Ernährungssicherung durch agroökologischen LandbauGleichstellung der Geschlechter, Zugang zu Trinkwasser und Siedlungshygiene sowie Unterstützung der Zivilgesellschaft. Darüber hinaus nimmt die Stiftung auf entwicklungspolitische Fragen in der Schweiz Einfluss. 

Die Organisation beschäftigt weltweit 189 Mitarbeitende, davon 38 in der Schweiz (in Bern und in Lausanne). Die Büros im Ausland werden meist von lokalen Mitarbeitenden geführt. Geleitet wird die Stiftung von Markus Allemann. 

«Eine gerechte, friedliche und vielfältige Welt ohne Hunger, Armut, Gewalt und Krieg: Diese Vision bewegt und motiviert uns bei SWISSAID, das Ziel einer lebenswerten Zukunft für unsere Kinder und Enkel in den Projektländern und weltweit nie aus den Augen zu verlierenhttps://www.swissaid.ch/de/ueber-uns

Swissaid Grafik Weltweit

 

Auftrag

Anfangs 2019 durften wir SWISSAID ein Angebot für die Erarbeitung einer neuen Lösung unterbreiten, mit dem wir den Informations- und Wissensaustausch bei SWISSAID, sowie die Zusammenarbeit zwischen ihren Mitarbeitenden und Partnern auf eine neue Ebene bringen.
Die vier hauptsächlichen Treiber von SWISSAID sind Vision, wachsende Anforderungen, Technologie und Trends. Unser Angebot, das auf der neusten Technologiebasis von Microsoft aufbaut, adressiert diese Punkte.

Intranet basierend auf SharePoint Online

Mit der neuen Intranet Plattform basierend auf Microsoft SharePoint Online wird SWISSAID in ihrer Vision des digitalen Wissens- und Innovationsmanagements unterstützt. Alle Mitarbeitenden sind mit dem Wissen, den Prozessen und Services von SWISSAID verbunden. Mitarbeitende werden aktiv ermutigt an einem kontinuierlichen digitalen Dialog mit Führungskräften, Kollegen und Partnern teilzunehmen, Feedback zu geben und Wissen zu teilen. Geteiltes Wissen und ein offener, transparenter und nachvollziehbarer Informationsfluss erlaubt den Mitarbeitenden besser zu verstehen, wie sie ihren Beitrag zur Umsetzung der Unternehmensstrategie am besten leisten können. Die Sichtbarmachung der eigenen Arbeit hat den Effekt, dass Mitarbeitende berufs- und inhaltsrelevante Beziehungen und Netzwerke aufbauen und pflegen.

«Das neue Intranet unterstützt unsere Vision des digitalen Wissens- und Innovationsmanagements. Die Kommunikation und die interdisziplinäre Zusammenarbeit ist mit Microsoft Office 365 und der Projektarbeit in Teams heute effizienter, effektiver und schneller. Die realisierte Informationsarchitektur stellt ein benutzerfreundliches, übersichtliches und nachhaltiges Dokumentenmanagement für alle Mitarbeitenden sicher.» 

Monika Uhlmann Round

Monika Uhlmann
Leiterin Finanzen + Logistik
Mitglied der Geschäftsleitung

 

Verbesserungen

Im aktuellen Setup von SWISSAID wurden mehrere Probleme identifiziert, die mit der neuen Lösung behoben wurden. Insbesondere die fehlende Möglichkeit, Informationen schnell zu finden und teils komplexen Anwendungen verhinderten die effiziente Nutzung von Informationen. Die grössten Verbesserungen sind:

  • Erreichbarkeit der Mitarbeitenden mit wichtigen Informationen aus der Kommunikation, auch unterwegs und mobil
  • Bessere Verfügbarkeit von Wissen an allen Standorten
  • Klarer strukturierte, gemeinsame Dokumentenablagen mit verbesserter Suche und definiertem Freigabeprozess (Verschlagwortung, Versionierung)
  • Effizientere und effektivere Zusammenarbeit in Projekten, über Abteilungs- und Landesgrenzen hinweg

Konsolidierung von Datenquellen und Dateiablagen

Obwohl SWISSAID am Hauptsitz und an zwei weiteren Standorten bereits Microsoft Office 365 im Einsatz hatte, bestanden weiterhin eine Anzahl von ad-hoc Werkzeugen (z.B. GoogleDocs, Trello, etc.). Diese galt es zu konsolidieren. Zudem verfügten gewisse Standorte nur über Hosted Exchange. CYCL schaffte, basierend auf Microsoft Office 365, die Möglichkeit, Inhalte zentral zu verwalten und über einfach zu bedienende Applikationen aus der Cloud bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen. Damit wurde ein holistischer Ansatz verfolgt, wie er auch SWISSAID vorschwebte.

Das neue Intranet, die Einbindung von Office 365 und weiteren Geschäftsapplikationen wurde so gebaut, dass neue, wichtige Entwicklungen, welche grosse Auswirkungen auf die Kommunikation, Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen haben können, problemlos integriert werden können.

«Die Intranet Plattform und der Einsatz der Werkzeuge aus der Office 365 Cloud unterstützt uns auf dem Weg zu einer Lernenden Organisation, indem wir aktiv Wissen teilen, Beziehungen und Netzwerke aufbauen und pflegen, miteinander kollaborieren und gemeinsam wachsen.» 

Markus Allemann Round

Markus Allemann
Geschäftsleiter
SWISSAID

 

«Out of the Box» SharePoint Intranet

Bei der «Out of the Box» Entwicklung des neuen Intranets, basierend auf Microsoft SharePoint Online, haben uns zudem verschiedene, zusätzliche Herausforderungen beschäftigt. Die dezentrale Struktur und die Projektarbeit in den Ländern bringen es mit sich, dass insbesondere in den Entwicklungsländern keine standardisierten Leistungen bez. Internetanbindung und Performance zur Verfügung stehen und die lokalen Mitarbeitenden noch im Aufbau digitaler Kompetenzen sind. Zudem musste die Mehrsprachigkeit und die direkte Einbindung unternehmensweiter Instrumente, wie z.B. M&E Online, so wie eine funktionierende «Retention Policy» sichergestellt werden.

Weiter benötigte SWISSAID für den Wandel im Wissensmanagement ein zielführendes Konzept, eine benutzerfreundliche Informationsarchitektur und ein Dokumentenmanagement basierend auf Microsoft Teams. Für die Office 365 Adoption entwickelte CYCL zudem einfache Benutzer und Autoren Guides.

Abbildung: SWISSAID Intranet, OOTB SharePoint Online
Abbildung: SWISSAID Intranet, OOTB SharePoint Online

CYCL User Guide für weitere NGOs

Die Projektarbeit mit SWISSAID war spannend und herausfordernd - Agilität, Offenheit und Flexibilität sind bei SWISSAID gelebte Werte und keine Worthülsen, wie man sie oft in Projekten mit grossen Unternehmen antrifft. Besonders gefreut hat uns, dass andere Hilfswerke und NGO’s ihr Interesse an den CYCL User Guides angemeldet haben und diese durch SWISSAID zukünftig organisationsübergreifend geteilt werden. Das neue Intranet und die organisationsweite Zusammenarbeit mit konsequentem Einsatz der Microsoft Office 365 Applikationen macht die eigene Arbeit sichtbar, Informationen werden zentral zur Verfügung gestellt und alle Mitarbeitenden sind befähigt offen zu kollaborieren, Beziehungen und Netzwerke aufzubauen, Wissen aktiv zu teilen und sich selbstverantwortlich und zielgerichtet weiterzuentwickeln.

Wir freuen uns, dass wir SWISSAID mit Supportleistungen, Wartung und Pflege für die Microsoft Office 365 Plattform auch zukünftig unterstützen dürfen.

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