Projekt "Collaboration and Portfolio Management" bei Glatt

Patrick Püntener
13.04.17 13:53

Kundenzufriedenheit hat bei Glatt, einem 1'200 Mitarbeiter starken Experten für Prozess- und Anlagentechnik mit 8 Niederlassungen in verschiedenen Ländern, oberste Priorität. Mit einer einheitlichen SharePoint Projektplattform auf Basis von MatchPoint hat Glatt eine Reihe von isolierten Datensilos, die bisher in verschiedenen beteiligten Geschäftsbereichen benötigt wurden, abgelöst und damit die Vertriebseffizienz deutlich gesteigert.

Wir hatten die Herausforderung, eine Lösung zu liefern, die sowohl effizient für unser Unternehmen als auch transparent für unsere Kunden ist. Dank MatchPoint und der soliden Arbeit unseres Implementierungspartners haben wir beide Ziele erreicht.

— Dirk Sütterlin, Head of IT, Glatt

Vereinheitlichte Zusammenarbeit war das Versprechen, bessere Qualität und Benutzerproduktivität das Ergebnis. Eine typische Anforderung, nämlich die Verwaltung von Anlagen-Dokumentationen von den ersten Vertriebskontakten über den gesamten Anlagenlebenszyklus hinweg, wurde durch einen fallbasierten Ansatz erfüllt, bei dem alle zugehörigen Informationen in einer Dashboard-ähnlichen Ansicht aggregiert und direkt von dort aus verwaltet werden können. Anwender müssen nicht mehr das System wechseln, benötigen weniger Zeit für die Informationssuche und können mehr von ihrer Zeit für wertschöpfende Aufgaben aufwenden.

"Im Vertrieb, bei der Errichtung unserer Anlagen und schliesslich bei der Wartung sind verschiedene Nutzergruppen beteiligt. Bevor wir unser Konsolidierungsprojekt starteten, hatte jede Gruppe ihre eigene Dokumentenablage. Da es aber an einer übergreifenden Suche fehlte, war es kaum möglich, ein zusammenhängendes Bild über eine ganze Anlage zu erhalten. Wir standen vor der grossen Herausforderung, eine Lösung zu entwickeln, die einerseits die Interessen des Unternehmens - und letztlich unserer Kunden - an der Transparenz des Gesamtprozesses wahrt und andererseits eine Verbesserung für die einzelnen Benutzergruppen bietet. Dank der guten Zusammenarbeit mit unserem IT-Partner in der Planungs- und Designphase und später bei der Implementierung ist es uns gelungen, diese Herausforderung zu meistern", sagt Dirk Sütterlin, Head of IT at Glatt.

Hauptziel: Kundenzufriedenheit

Die Glatt GmbH Verfahrenstechnik ist seit mehr als 50 Jahren im Bereich der Verfahrenstechnik und im Anlagenbau für die Pharmaindustrie tätig. Glatt suchte eine Alternative zum Fileserver für die Ablage der Anlagendokumentation. Gemeinsam mit dem IT-Partner konzipierte man eine Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint 2010 und MatchPoint. 

Für Glatt, mit 1200 Mitarbeitern an 8 Standorten, ist das oberste Ziel eine hohe Kundenzufriedenheit. Nach der Inbetriebnahme werden die Anlagen über Jahre hinweg von Glatt gewartet, erweitert oder modifiziert. Sowohl für den Vertrieb als auch für die Projektabwicklung ist es daher sehr wichtig, dass alle relevanten Informationen aus diesen Anlagen immer verfügbar und aktuell sind.

Ersetzen des File-Servers

In der Vergangenheit wurde die Spezifikation einer Anlage in einem von Glatt entwickelten Konfigurationssystem beschrieben und in einer Datenbank gespeichert, die Informationen über Kunden, Projekt und Anlage enthält. Zusätzliche Dokumentationen über die Anlage, von der Verkaufsphase über den gesamten Lebenszyklus der Anlage, waren auf verschiedenen Dateifreigaben gespeichert und somit schwer auffindbar. Glatt suchte nach einer Alternative für den Fileserver. Die neue Plattform sollte sowohl für die Ersteller und Ablage von Dokumenten als auch für die Informationssuchenden einfach zu bedienen sein. Zur Identifizierung der Dokumente sollten die vorhandenen Anlageninformationen aus dem Konfigurationssystem genutzt werden, möglichst ohne Mehrfacheingabe von Informationen. Die Suche sollte effizient sein und Abfragen aus mehreren Perspektiven (Anlagen, Komponenten, Kunden, Projekte, etc.) ermöglichen.

Nach der Evaluierungsphase entschied sich Glatt für eine Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint 2010 und MatchPoint. Microsoft SharePoint ist dank der nahtlosen Office-Integration eine perfekte Plattform zur Ablage von Office-Dokumenten. Dank MatchPoint konnte ein großer Teil der spezifischen Anforderungen von Glatt mit Konfiguration (ohne Eigenentwicklung) umgesetzt werden, beispielsweise ein einfach zu bedienendes Formular zur Erstellung von Projektarbeitsbereichen inklusive einer standardisierten Ablagestruktur und rollenbasierten Zugriffsrechten oder die automatische Indizierung von Dokumenten.

Reduzierte Redundanzen und weniger Fehlerquellen

Basierend auf dem MatchPoint Framework wurde ebenfalls eine Integration in das bestehende Konfigurationssystem erarbeitet. Änderungen im Konfigurationssystem werden nun automatisch in die Dokumentenablage übernommen, so dass die Informationen über die Anlagen in SharePoint immer mit denen im Konfigurationssystem übereinstimmen. Durch die Ablage der Dokumente in SharePoint und durch die automatische Indizierung dieser Dokumente mit Metadaten werden Redundanzen und damit Fehlerquellen bei der Bearbeitung von Kundenanfragen gegenüber der bisherigen Lösung auf Basis von Abteilungsfreigaben deutlich minimiert.

Mit der neuen SharePoint/MatchPoint-Plattform ist Glatt dem eingangs erwähnten Ziel noch näher gekommen, denn der Vertrieb kann sich umfassend über Kunden und seine Anlagen informieren. Darüber hinaus konnte die Effizienz bei der Erstellung von Dokumenten-Repositories für neue Anlagen erheblich gesteigert werden, da bereits vorhandene Informationen aus dem Konfigurationssystem nicht erneut eingegeben werden müssen.


Disclaimer: Die Gültigkeit dieses Inhalts, insbesondere Zitate, genannte Personen, Screenshots und Diagramme, die rein illustrativen Zwecken dienen, bezieht auf den Zeitpunkt seiner Veröffentlichung. Die beschriebene Lösung wurde seither möglicherweise weiterentwickelt oder verändert.

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