MatchPoint unterstützt die SharePoint Strategie von fünf grossen Divisionen der Migros

Patrick Püntener
28.06.18 14:14

Der Migros-Genossenschafts-Bund (MGB), ein führendes Schweizer Einzelhandelsunternehmen, plante und gestaltete einen Intranet-Relaunch mit dem Schwerpunkt auf Usability, Design und einer neuen Plattform. Für die Spezifikation und Umsetzung der komplexen Anforderungen wurde der MatchPoint-Partner Namics ausgewählt. Es war der Beginn einer Reihe von MatchPoint-Projekten in fünf grossen Divisionen.

Nach einer intensiven Phase der Beratung und Anforderungsanalyse wurden diverse Proofs of Concept durchgeführt, um die technische Machbarkeit zu verifizieren. Die Ergebnisse wurden in einer umfangreichen technischen Dokumentation dokumentiert. Heute verfügt die MGB über ein hochpersonalisiertes, mehrsprachiges Intranet mit einem komplexen Nachrichtenmanagement, einer zentralen Dokumentenverwaltung und diversen funktionalen Erweiterungen. Durch den Einsatz des MatchPoint-Frameworks konnte die SharePoint-Funktionalität ergänzt und ein Grossteil der Anforderungen durch Konfiguration anstelle von Eigenentwicklungen erfüllt werden. Nicht zuletzt waren die intuitiv bedienbaren MatchPoint Web Parts mit integrierten Find-on-Type und Verfeinerungsfunktionen ein erheblicher Mehrwert für die Benutzerfreundlichkeit der Lösung.

Inspiriert durch die Ergebnisse des MGB-Intranets entschied sich GMZ, den gleichen Weg zu gehen. Inzwischen hatte MatchPoint Partner itsystems eine standardisierte Intranet-Anwendung auf Basis von MatchPoint entwickelt, die die meisten wichtigen Funktionen eines modernen Intranets bietet. Das GMZ Intranet basiert auf dieser Lösung und wurde schnell zu einer zentralen Drehscheibe für Informationen und Dokumente für mehr als 1200 Mitarbeiter in 150 Verkaufsstellen.

Verbesserte Benutzerfreundlichkeit, Personalisierung und Content Management

Parallel dazu traf die Migros Basel Genossenschaft (GMBS) den strategischen Entscheid, den Fileserver durch SharePoint zu ersetzen. Zudem bestand die dringende Notwendigkeit, die rudimentäre Intranetplattform und die Verwaltung der bis dahin genutzten Firmendokumente und Informationen zu ersetzen und den 1100 Benutzern der verschiedenen Organisationseinheiten eine aktuelle Informationsplattform zur Verfügung zu stellen.

Da die out-of-the-box SharePoint-Funktionen allein nicht die erwarteten Ergebnisse lieferten und ohne zusätzlichen Programmieraufwand keine globalen Übersichten oder benutzerspezifische Sichten im Auftrags- und Projektmanagement erstellt werden konnten, hat GMBS seine Plattform um MatchPoint erweitert und mit SAP integriert. Mit der Implementierung der neuen Architektur auf Basis unseres Frameworks war GMBS für zukünftige Herausforderungen gerüstet und verfügte über eine flexible, erweiterbare und - ebenso wichtig - verwaltbare SharePoint-Anwendungsplattform. Neue Anwendungen wie Nachrichtenmanagement, Dokumentenmanagement, Collaboration Workspaces und Composite Content Applications wie Change Request Management wurden in sehr kurzer Zeit implementiert.

Nach einer Analyse der Kundenbedürfnisse entwickelte MatchPoint Partner itsystems eine Collaboration-Plattform auf Basis eines SharePoint Servers, der als zentrales Dokumentenmanagement-System (DMS) für GMBS eingesetzt wird. itsystems entwickelte eine neue SharePoint Informationsarchitektur und die bisher auf dem Fileserver verwalteten Dokumente wurden in die SharePoint-Umgebung migriert. Dank der MatchPoint Tagging Funktion werden alle Dokumente beim Speichern in der SharePoint Dokumentenablage automatisch markiert. Diese automatische Zuordnung von Metadaten (Tags/Konzepte/Themen) ermöglicht eine schnelle und einfache Suche nach Dokumenten nach Themen und liefert relevante Ergebnisse.

Metadaten-gesteuerte Inhalte über Anwendungen hinweg

Die SharePoint-Plattform war nicht nur für den Einsatz im Dokumentenmanagement, sondern auch als Informationsportal für die Mitarbeiter vorgesehen. Alle GMBS-News sollten zentral über das Intranet zugänglich sein. Eine wichtige Anforderung war es, die Nachrichten so zu präsentieren, dass die Mitarbeiter auf einen Blick erkennen können, welche Informationen von der Geschäftsleitung kommen und welche allgemeiner sind. Die MatchPoint Ontologie ermöglicht es, neue Artikel einfach zu verschlagworten und bei Bedarf selektiv anzuzeigen. Eine der Stärken von MatchPoint ist, dass Inhalte wie Nachrichten oder Dokumente auch lokal verwaltet werden können. Durch die Verschlagwortung können die Artikel automatisch in der entsprechenden Übersicht angezeigt werden.

GMBS wollte seinen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Dokumente zu verwalten und Informationen abteilungsübergreifend auszutauschen. Vor allem die Notwendigkeit, Dokumente per E-Mail hin und her zu schicken und damit eine unüberschaubare Anzahl von Versionen zu erzeugen, sollte eliminiert werden. Ausserdem sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, ihre Arbeitsbereiche selbstständig zu erstellen und zu verwalten sowie mit Tags zu versehen. Neben der Dokumentenablage besteht der Arbeitsbereich aus einem MatchPoint Formular (Site Property Editor Web Part), mit dem die Metadaten (Tags und leere Felder) von den Mitgliedern des Arbeitsbereichs selbstständig verwaltet werden können. Durch die Verschlagwortung mit MatchPoint Tags können die Inhalte für die Mitarbeiter personalisiert und unabhängig vom effektiven Speicherort angezeigt werden. Darüber hinaus ermöglicht das MatchPoint Rollenmodell den GMBS-Anwendern, die Berechtigungen für den Arbeitsbereich bequem nach Belieben zu verwalten. Diese technische Konsolidierung ermöglicht nicht nur Einsparungen bei den finanziellen und personellen Ressourcen, sondern entlastet auch die gesamte IT-Infrastruktur. Die Workspaces machen die Organisation der Zusammenarbeit zwischen und innerhalb von Abteilungen und Bereichen einfacher und effizienter. Die neuesten Dokumente und Informationen sind jederzeit abrufbar, so dass keine Zeit mehr damit verschwendet wird, nach der neuesten Version zu fragen.

Integration von Composite Content Applikationen und Prozessunterstützung

Sowohl GMBS als auch GMLU haben die Prozessunterstützung durch MatchPoint-Workflows und Formulare sowie die Integration mit BVG-Systemen implementiert. Ein Beispiel bei GMBS ist das Anforderungsmanagement in der IT-Abteilung. Die Anfragen an GMBS IT wurden bisher in einer SharePoint Liste erfasst und verwaltet. Dieser Ansatz hat sich als unflexibel und unüberschaubar erwiesen. Mit MatchPoint kann eine solche Anwendung schnell und einfach umgesetzt werden. Alle GMBS-Mitarbeiter können über ein MatchPoint-Formular eine Anfrage an die IT-Abteilung senden. Mit diesem Formular wird für jede Anfrage ein Speicherplatz geschaffen, in dem zusätzliche Informationen gespeichert werden können. Dank der einfach zu implementierenden MatchPoint-Extensions und mit Hilfe der MatchPoint API und Expressions können ausgewählte Felder in Abhängigkeit von den Metadaten "Request-Status" und "Request-Role" (Berechtigung) sichtbar und/oder editierbar gemacht werden. Dies beschleunigt den gesamten Bearbeitungsprozess und macht ihn transparenter.


Disclaimer: Die Gültigkeit dieses Inhalts, insbesondere Zitate, genannte Personen, Screenshots und Diagramme, die rein illustrativen Zwecken dienen, bezieht auf den Zeitpunkt seiner Veröffentlichung. Die beschriebene Lösung wurde seither möglicherweise weiterentwickelt oder verändert.

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