MatchPoint die erste Wahl für suchbasiertes SharePoint Intranet bei Nordic Choice Hotels

Patrick Püntener
30.11.17 14:03

Die skandinavische Niederlassung der weltweit operierenden Choice Hotels nutzt die MatchPoint-Technologie, um die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtige Person in ihrem SharePoint-Intranet zu liefern. Dank der Personalisierung der Inhalte wird die Anzahl der physischen Webseiten um 95% reduziert.

MatchPoint hat uns geholfen, das Choice-Intranet in sehr kurzer Zeit zu implementieren und den Erwartungen des Kunden gerecht zu werden.

— Mads Thrane, Senior Advisor Collaboration & Business Productivity, Crayon

Relevante Inhalte für 3'000 Mitarbeiter in 200 Hotels von fünf verschiedenen Marken zu liefern, ist keine leichte Aufgabe. Aber innerhalb von nur 6 Monaten hat MatchPoint Partner Crayon in Oslo eine Lösung entwickelt, die diese Aufgabe erfüllt hat. Da 90% aller Inhalte automatisch getaggt werden, sind die Autoren sehr effizient bei der zielgerichteten Informationsbereitstellung. Das Ergebnis: ein multiperspektivisches, themenorientiertes Intranet mit wirklich personalisierten Inhalten für jede Rolle in jeder Situation.

Suchbasierte Architektur und automatisiertes Tagging führen zum Erfolg

Ein einziges Intranet für die Bedürfnisse von 3'000 Benutzern und 50 Autoren in über 200 Hotels, die zu 5 verschiedenen Marken gehören: Das war das ehrgeizige Ziel von Choice Hotels Scandinavia. Zu Choice gehören unter anderem das Comfort Inn, das Quality Inn und die Clarion Collection. Jeder Mitarbeiter sollte Informationen auf der Grundlage seiner Funktion, seines Standortes, des Hotels und der Marke, für die er arbeitet, erhalten - personalisiert und bei Bedarf. In technischer Hinsicht: Rollenbasierte Echtzeit-Personalisierung.

Mit Hilfe des in Oslo ansässigen MatchPoint Partners Crayon hat Choice das Projekt gestartet und auf SharePoint umgesetzt. Dabei wurde schnell klar, dass die gewünschte personalisierte Informationssteuerung nur möglich ist, wenn die Informationen sehr gut beschrieben werden. Um all die verschiedenen Ansichten automatisch zu generieren, war es notwendig, alle Nachrichten, Artikel, Dokumente, Bilder und Blog-Posts - einfach alle Intranet-Inhalte - mit entsprechenden Metadaten zu versehen. Unter normalen Bedingungen wären bis zu zehn verschiedene Kategorien pro Contentpunkt vom Autor manuell eingegeben worden, was nicht zu verwalten war.

Durch den Einsatz von MatchPoint konnte Crayon die Zuordnung von Metadaten zu 90 Prozent automatisieren. Da das Framework auch leistungsstarke Werkzeuge in den Bereichen User Experience Design und Informationsintegration bietet, die in SharePoint nicht out-of-the-box enthalten sind, wurde der Bedarf an kundenspezifischer Entwicklung stark reduziert. Die gesamten Projektkosten wurden um ca. 30 Prozent reduziert. Innerhalb von nur sechs Monaten wurde "The Wall", das neue, suchbasierte Intranet für Choice, aufgebaut.

Rollenbasierte Informationen, wo immer Sie sind, was immer Sie tun

Ein wesentliches Argument für den Einsatz von MatchPoint war die Möglichkeit, Inhalte unabhängig von ihrem physischen Standort mit einer beliebigen Anzahl von Metadaten zu versehen, die in einer mehrdimensionalen Topic Map verwaltet werden. Bei der Ablage von Dokumenten generiert MatchPoint automatisch Metadaten, die als Filterkriterien für die Personalisierung verwendet werden können, wenn sich die Nutzer die Inhalte zu einem späteren Zeitpunkt ansehen. Diese Automatisierung vereinfacht nicht nur die Personalisierung, sondern stellt auch sicher, dass dem Nutzer die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt angezeigt werden. Darüber hinaus können global wichtige Inhalte für alle angezeigt werden, indem sie einfach mit mehreren Themen versehen werden (z.B. mehrere Hotels oder mehrere Marken im Falle von Choice). Im alten Intranet musste eine neue Information, die z.B. allen Rezeptionisten über alle Marken hinweg zur Verfügung gestellt werden musste, von den Autoren manuell auf mehreren Seiten und in einer komplexen Matrix verlinkt werden. Heute wählt der Autor einfach alle Marken und die "Receptionist"-Rollen-Tags aus und wendet sie mit einem einzigen Klick an.

Verbesserte Informationsqualität und Suchergebnisse

Ein weiteres Problem war die fehlende Suche. Im alten Intranet war es für den Nutzer schwer, Inhalte zu finden. Man musste durch die hierarchische Seitenstruktur navigieren, um genau die Informationen zu finden, die man brauchte. Dank der MatchPoint Topic Map sind beliebige Inhalte aus mehreren verwandten Dimensionen verfügbar. Der Nutzer kann nun nicht nur nach den Inhalten selbst, sondern auch nach deren Kontext suchen. Noch besser: Mehrere Themen können in einem mehrdimensionalen Suchfilter zusammengefasst werden. Choice hat festgestellt, dass ein durchschnittlicher Benutzer dank der Kontext-Suche vier Stunden pro Woche spart, in dem er Informationen schneller findet. Der gleiche Suchmechanismus wird in MatchPoint verwendet, um Inhalte über mehrere SharePoint-Anwendungen hinweg zu aggregieren und in konfigurierbaren Display-Webparts anzuzeigen, was zu stark reduzierten Entwicklungskosten führt.

Neue Plattform, neue Arbeitsweise, mehr Transparenz

Die grösse Herausforderung im Projekt lag aber nicht in der Technik, sondern in der Organisation. Choice war sich bewusst, dass verschiedene Prozesse, die im neuen Intranet abgebildet werden sollten, nicht ausreichend definiert waren. Choice durchlief in sehr kurzer Zeit einen enormen organisatorischen Reifeprozess, der ohne die Fokussierung und den methodischen Einsatz neuer Technologien nicht möglich gewesen wäre. Mehr als 15 Mitarbeiter waren direkt in das Projekt involviert, über 40 wurden während der Implementierung geschult. Die Verwaltung der Topic Map wurde an zwei Superuser übergeben, die neue Themen integrieren und Änderungen vornehmen können. In einer zweiten Phase erweiterte Choice das Intranet um weitere Funktionen, insbesondere in den Bereichen Web 2.0 und Social Media.  SharePoint und das semantische Informationsmanagement von MatchPoint sind heute ein Eckpfeiler in der IT-Strategie von Choice. Ihr Ansatz, viel mehr auf der Basis von Metadaten zu tun, hat dazu geführt, dass die Transparenz und das Verständnis von Wissen und Informationen innerhalb des Unternehmens in kürzester Zeit gestiegen ist.

Sofortiger Erfolg mit nachhaltiger Nutzerakzeptanz

Auf Mitarbeiterebene war das semantische Intranet ein grosser Erfolg. Bereits kurz nach dem Start wurden acht weitere Anwendungen mit dem gleichen Framework entwickelt. "The Wall" ist nicht nur der Kanal der Wahl für die Unternehmenskommunikation, sondern bietet auch eine Reihe nützlicher Anwendungen, die alle nach dem gleichen Prinzip funktionieren. Ob Nachrichtenmanagement, Veranstaltungskalender, Fotogalerie, interne Banner, der CEO-Blog in der "Director's Corner" oder die Verwaltung von Pressemitteilungen: Eine globale Themenkarte verbindet die Inhalte miteinander. Alle Anwendungen basieren auf den zentral konfigurierbaren MatchPoint Web Parts, die über ein Ajax-Verbindungsframework verbunden sind. Dies beschleunigt nicht nur die Entwicklung und bietet dem Nutzer ein einheitliches Erlebnis, sondern stellt auch sicher, dass alle Inhalte bereits bei der Erstellung klassifiziert werden, in allen relevanten Geschäftskontexten erscheinen und über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet werden können. Mit dem semantischen Intranet hat Choice einen Wissenspool geschaffen, der von allen Mitarbeitern gleichermassen genutzt werden kann.


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