Document Management bei Schwab-Guillod

Die Zukunft liegt in der Digitalisierung

Der Schwerpunkt des Projektes liegt in der Implementierung einer flexiblen, skalierbaren Dokumentenmanagement- (DMS) und Archivierungsplattform auf Basis von SharePoint. Das MatchPoint Framework erweitert die Dokumentenmanagement-, Metadatenmanagement- und Suchfunktionen der SharePoint Plattform und wurde ausgewählt, um die Entwicklungszeit und -kosten zu reduzieren.

MatchPoint-Partner Nexplore führt die Lösung schrittweise ein. In einer ersten Phase werden die Prozesse für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung implementiert. Eingehende Papierdokumente werden zentral gescannt, validiert und in die digitale Ablage verschoben. Die Integration von Dynamics NAV, der von Schwab-Guillod eingesetzten ERP-Lösung, ermöglicht es dem Kunden, Signatur-Workflows zu definieren, um Kreditorenrechnungen elektronisch zu genehmigen. Die verschiedenen Prozessschritte werden automatisch dokumentiert und die Dokumentation wird als versioniertes, automatisch getaggtes Dokument im Dokumentenmanagement-Teil der Lösung abgelegt. So sind die digitalisierten Fälle rechtskonform und nachvollziehbar.

Aufgrund des visionären Lösungskonzepts konnte Schwab-Guillod die Plattform bereits auf weitere Geschäftsbereiche wie Dispositions-, Hersteller- und Zolldokumente sowie im Personalwesen zur Implementierung einer digitalen Personalakte ausweiten.

Die wichtigsten Fakten

• 3 Abteilungsscanner werden zur Erfassung verwendet
• Pro Monat werden mehr als 10'000 Dokumente gescannt
• Pro Jahr werden ca. 0,5 Mio. Dokumente im Archiv gespeichert.
• Mehr als 40 Mitarbeiter sind in den Prozess eingebunden

Vorteile

• Massive Reduzierung von Papierdokumenten und Archivierungsplatz
• Agilere, transparentere und schnellere Prozesse
• Einfaches Auffinden von Dokumenten durch Metadatenfilterung oder verbundene Fälle im ERP
• Effiziente Dokumentenarchivierung
• Von der externen Revisionsstelle genehmigt

MatchPoint Partner: Nexplore, Switzerland

Disclaimer: Die Gültigkeit dieses Inhalts, insbesondere Zitate, genannte Personen, Screenshots und Diagramme, die rein illustrativen Zwecken dienen, bezieht auf den Zeitpunkt seiner Veröffentlichung. Die beschriebene Lösung wurde seither möglicherweise weiterentwickelt oder verändert.