Die Kombination von Kommunikation, Kollaboration und Social bei Senate Properties Finland

Patrick Püntener
15.08.18 15:09

Senate Properties ist ein staatliches Unternehmen, das Dienstleistungen im Zusammenhang mit Räumlichkeiten vor allem für die Zentralregierung erbringt. Die Vermietung von Geschäftsräumen, die Bewirtschaftung von Investitionen sowie die Entwicklung und Verwaltung von Immobilienvermögen bilden die Basis des Dienstleistungsangebots. Der Kundenkreis besteht aus Regierungsstellen, Forschungs- und Kultureinrichtungen sowie der Militärverwaltung.

Neues Intranet-Design verbessert Benutzerfreundlichkeit und Produktivität

Die auf Microsoft SharePoint basierende Intranet-Lösung des MatchPoint Partners Affecto erleichtert die Einspeisung von Inhalten und das Hinzufügen neuer Funktionen, die das Intranet zunehmend in einen elektronischen Desktop verwandeln und so eine effizientere gemeinsame Nutzung und Kommunikation von Daten ermöglichen.

Das von Senate Properties seit vielen Jahren genutzte Intranet galt aufgrund der unbedeutenden Erweiterungsmöglichkeiten und fehlender direkter Update-Möglichkeiten von bestehenden Produkten als technisch veraltet. Nach Angaben von Content-Providern war das System recht umständlich zu bedienen und die Suchfunktion funktionierte beispielsweise nicht wie gewünscht.

"Ich habe eine Vielzahl positiver Rückmeldungen erhalten, dass das neue Intranet übersichtlich und schnell ist, und auch die Suchfunktion ist besser denn je.
— Risto Wahlroos, Project Manager, Senate Properties

 

Agile Projektdurchführung

Affecto und Senate Properties starteten das Intranetprojekt in Zusammenarbeit mit Adage. Die Spezifikationsarbeit basierte auf einem zuvor von Senate Properties erstellten Lastenheft. Die eigentliche Implementierungsarbeit wurde nach einem agilen Scrum-Projektmodell durchgeführt. Die technische Lösung wurde sowohl auf der SharePoint-Plattform als auch auf dem MatchPoint Application Framework aufgebaut, wodurch die Anzahl der notwendigen Anpassungen reduziert werden konnte. Was den Zeitplan anbelangt, so war es das Ziel, das neue Intranet innerhalb von sechs Monaten zu implementieren. Die eigentlichen Implementierungsarbeiten wurden innerhalb von vier Monaten abgeschlossen. Innerhalb eines Monats wurden die Content-Produzenten geschult und die Inhalte in das neue Intranet-System eingepflegt. Schlussendlich wurde der neue Service vorzeitig veröffentlicht und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Zudem wurde das für das Projekt festgelegte Gesamtbudget nicht ausgeschöpft.

Effizientere Suchfunktion hilft bei der Suche nach den richtigen Experten

Das neue Intranet enthält die für die Social Media typischen Features. So können die Nutzer beispielsweise auf den persönlichen Informationsseiten des Intranets Informationen über ihre eigenen Fachgebiete einstellen. Diese Angaben und Suchfunktionen helfen, die richtigen Experten über das Intranet zu finden, indem die Suche auf bestimmte Fachgebiete und Stärken fokussiert wird. So formuliert es Risto Wahlroos, Projektleiter bei Senate Properties: "Es ist nicht nötig, dass die Personen, die nach einer bestimmten Art von Expertise suchen, über mögliche Experten Gedanken machen und zahlreiche in Frage kommenden Personen selber angehen. Über Suchfunktionen können sie auf Basis der vorhandenen Profildaten sofort die richtigen Personen kontaktieren.

Besonderes Augenmerk wurde bei dem Projekt auf Usability Design und visuelles Erscheinungsbild gelegt. Im Vergleich zur alten Lösung enthält die neue Lösung neben den persönlichen Informationsseiten der Nutzer auch neue Funktionen, wie z.B. Blog-Seiten. Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, die eigenen Intranetauftritte der Nutzer mit verschiedenen Newsfeeds zu versehen. Diese Funktion ermöglicht es allen Nutzern, den Informationsfluss, der sich auf ihren Seiten sammelt, effizient zu steuern. Dadurch werden die gewünschten Informationen für die Benutzer online sichtbar.

Intranet zur Ähnlichkeit mit der Organisation

Senate Properties ist von Anfang an mit der neuen Intranetlösung zufrieden. Die Einspeisung der Inhalte und die Suchfunktionen haben sich als zufriedenstellend erwiesen und die Rückmeldungen der Intranet-Nutzer sind positiv. "Ich habe eine Fülle von positiven Rückmeldungen erhalten, dass das neue Intranet übersichtlich und schnell ist, und auch die Suchfunktion ist besser denn je", so Wahlroos.

Das Projekt hat auch seine eigenen Herausforderungen mit sich gebracht: "Natürlich ist es eine Herausforderung, die Anforderungen an das Intranet zu spezifizieren. Es ist wichtig, dass die Nutzer das Gefühl haben, dass das Intranet ihrer eigenen Organisation ähnelt. Deshalb wurden die Bedürfnisse des Unternehmens und der verschiedenen Einheiten bei der Strukturierung des Intranets berücksichtigt. Ein Grund für den Erfolg des Projekts war laut Wahlroos, dass die Projektgruppen von Affecto und Senate Properties in aktiver Interaktion und enger Zusammenarbeit arbeiteten. "Das gesamte Projekt ist gemäss dem Projektplan verlaufen und somit erfolgreich", resümiert er.

Der nächste Schritt - Räumlichkeiten für Teamarbeit

Die Intranetlösung wird in Folgeprojekten weiterentwickelt und das nächste Implementierungsobjekt sind die Teamarbeitsräume. "Die erste Stufe, das Projekt zur Stärkung der intranetbasierten Kommunikation, war aufgrund unserer Fähigkeit, den Zeitplan und das Budget einzuhalten, ein Erfolg. Der nächste Schritt ist die Einrichtung von Teamwork-Prämissen für Senate Properties", sagt Risto Wahlroos, Projektleiter bei Senate Properties.


Disclaimer: Die Gültigkeit dieses Inhalts, insbesondere Zitate, genannte Personen, Screenshots und Diagramme, die rein illustrativen Zwecken dienen, bezieht auf den Zeitpunkt seiner Veröffentlichung. Die beschriebene Lösung wurde seither möglicherweise weiterentwickelt oder verändert.

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