Einführen von Microsoft Teams als reines IT Projekt
Dass Ausmass der Veränderung, die Microsoft Teams mit sich bringt, ist am ehesten zu vergleichen mit der Einführung von Microsoft Outlook vor über 15-20 Jahren. Die Microsoft Teams App ist schnell installiert, aber um wirklich davon zu profitieren, müssen sich die Anwender darauf einlassen. Zu den bekannten Widerständen von Anwendern beim Erlernen von neuer Software kommen bei Microsoft Teams kulturelle hinzu. Plötzlich sind Werte wie Agilität, Offenheit und Transparenz gefragt. Kommunikation entsteht in Chats im Kontext und meistens vor der Öffentlichkeit aller Involvierten. 
Von der “Sensibilisierung” bis zur “Schulung” spielt Change Management eine entscheidende Rolle, die leider oft als optional angesehen wird.

Microsoft Teams ohne SharePoint Online oder OneDrive for Business
Ohne OneDrive kann Teams nirgendwo Dateien in der Chat-Funktion speichern. Teams zeigt im Abschnitt Dateien auch Ihre OneDrive-Dateien an – bequem zusammen mit Ihren zuletzt geänderten Dateien und Teams-Dateien und Ihren heruntergeladenen Dateien. Eine weitere wichtige Funktion von OneDrive: Dateien können für die Offline-Benutzung synchronisiert werden und die Synchronisierung lässt sich auf Ordnerebene verwalten.

Veraltete Hardware und Windows Versionen
Bei Windows 10 ab mindestens Version 2018 wird die Verfügbarkeit der Funktion “Files on Demand” bereitgestellt, die eine Datei nur beim Öffnen oder Bearbeiten lokal auf den eigenen Rechner herunterlädt. Ansonsten wird nur ein Link zur Cloud-Datei beibehalten, wodurch unnötiger lokaler Speicherplatz vermieden wird.

Nicht zertifizierte Headsets schlechter Qualität
Fehlt dem Headset ein hochwertiges Mikrofon, können Frustration und Produktivitätsverluste die Folge sein. Zu viele Hintergrundgeräusche stören Anrufe oder Besprechungen. Ohne aktive Geräuschunterdrückung ist der Gesprächspartner schwer zu verstehen. Gute Headsets müssen nicht teuer sein. Es gibt zertifizierte Produkte, die für alle Szenarien und Arbeitsstile geeignet sind.

Die Segmentierung der Nutzer-Community ist ein guter Weg, um diejenigen Gruppen zu finden, die sehr offen für Veränderungen sind. Diese Gruppen sind die idealen Ansprechpartner für Ihre ersten Pilotprojekte und ihr Feedback ist äusserst wertvoll.

Auch bestimmte Abteilungen, wie Engineering oder Finance, sind gute Pilotkandidaten. Ziehen Sie teamübergreifende Projekte, die gerade beginnen oder kurz vor dem Abschluss stehen, in Betracht, wie Veranstaltungen oder die Entwicklung neuer Produkte. 

An der Auswahl der Pilotgruppen sollten Sie begeisterte Power-User beteiligen und Kollegen aus dem Management, die Ihre geplanten Veränderungen unterstützen. Abteilungen, die bereits im Umfeld von Office / Office 365 zusammenarbeiten, sind vorzuziehen.

Eine durchdachte Change-Management-Strategie zur Sensibilisierung der Nutzer und generell zur Einführung neuer Technologien ist entscheidend. Das gilt insbesondere für Microsoft Teams, das gleich mehrere Office 365-Dienste nutzt. Auf einige Bereiche sollten Sie sich bei der Entwicklung dieser Strategie konzentrieren.

Finden Sie die Schlüsselrollen für eine erfolgreiche Einführung: Executive Sponsoren; Projektteam; Early Adopters; Champions

Warum “Champions” wichtig sind

Sie schaffen Bewusstsein, Verständnis und Engagement
Sie bilden einen Einflusskreis in Ihren Teams
Sie geben dem Projektteam und den Sponsoren Feedback
Das “Lernen von Kollegen” gehört zu den effektivsten und am häufigsten verwendeten Methoden beim Erlernen einer neuen Technologie

Erhöhen Sie das Bewusstsein durch Flyer, Poster, Digitales Material oder Info-Veranstaltungen und holen Sie Feedback mittels Umfragen ein.

Durch den Einsatz von Microsoft Teams wird eine neuartige und weitreichende Lösung für die Zusammenarbeit implementiert. Die damit einhergehenden  Veränderungen sind nur mit der Einführung von Exchange/Outlook vor über 20 Jahren vergleichbar.

Mit seiner dynamischen Plattform für interne und externe Anwendungen trägt Microsoft Teams zweifelsohne zur Verbesserung der Produktivität bei. Die Herausforderung liegt im Management aller einbezogenen Teams und aller Konversationen, an denen Sie teilnehmen. Wie schaffen Sie es, sich trotz der Vernetzung auf Ihre Arbeit zu konzentrieren? Dies sind die wichtigsten Funktionen, um die Ablenkung zu minimieren:

• Mitteilungen: Bestimmen Sie, welche Informationen Sie in Ihren Feeds erhalten. Sie finden die Funktion unter Einstellungen in Ihrem Profilfoto.
• Filterbereich in Aktivitäten (Trichter-Symbol): Holen Sie Versäumtes einfach nach.
• Blenden Sie Teams aus oder ein, um den Überblick zu behalten.
• Über die Kanalmoderation können Eigentümer Veröffentlichungen einschränken.
• Ändern Sie Ihren Status in “Nicht stören”, wenn Sie Ruhe brauchen.

Die Gestaltung der Zugriffsrechte für Gäste hängt von der Konfiguration von Azure und anderen Office 365 Diensten ab. Die Governance des Gastzugangs muss deshalb mit einer breiteren Sicht auf Office 365 Gruppen geplant werden.

Es gibt im Wesentlichen zwei Zugriffsarten für Microsoft Teams:

Externer Zugriff: Erteilt die Zugriffsberechtigung für eine ganze Domain.

• Erlaubt keinen Zugang zu einzelnen Teams oder Ressourcen.
• Ermöglicht Eins-zu-eins-Chat, Anrufe, Besprechungen, Anwesenheits-Anzeige.
• Der externe Zugriff ist im Standard eingeschaltet.
• Es kann hierbei eine Domain-Zulassungs-/Blockierungsliste verwendet werden.

Gastzugang: Erteilt einer Person die Zugriffsberechtigung.

• Erlaubt den Zugriff auf Ressourcen, wie z.B. Channel-Diskussionen und Dateien.

Abgesehen von der gemeinsamen Nutzung einer Datei im Chat und der Möglichkeit, ein Team zu erstellen, können Gäste dieselben Funktionen nutzen wie die anderen Teammitglieder.

Bewährte Praktiken für den Gastzugang

• Wählen Sie die Rolle “Gast-Einlader“ für Benutzer-Berechtigungen
• Verwenden Sie eine Zulassungs-/Abweisungsliste, um Domains einzuschränken
• Aktivieren/Deaktivieren Sie auf Gruppenebene

Die Nutzungsüberwachung ist aus zwei Gründen wichtig: Governance und Erfolgsmessung

Um die Teams sicher unter Kontrolle zu halten, kann eine Überwachung angeraten sein. Dies hängt vom  gewählten Governance-Modell für die Erstellung und Verwaltung von Teams  ab. Die Geräteberichterstattung unterstützt die Akzeptanz-Messung der mobilen Anwendung.

Diese Berichte können dazu beitragen, Nutzungsmuster besser zu verstehen und die Anstrengungen rund um Schulungen und Kommunikation zu verbessern.