Kann Microsoft Teams Ihr Intranet ersetzen?

Wie Sie das Mitarbeiter-Engagement maximieren und die Zusammenarbeit am digitalen Arbeitsplatz optimieren

INHALTSVERZEICHNIS

1

Intranets gestern und heute

2

Passt Teams gut zu Ihrem Intranet?

3

Aufbau Ihres Teams-basierten Intranets

4

Ihr Teams Intranet: So legen Sie los

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1 Intranets gestern und heute

Intranets sind seit mehr als zwei Jahrzehnten eine tragende Säule der Geschäftswelt. Seit Ende der 90er Jahre herrscht weltweit eine starke Nachfrage seitens der Unternehmen nach Lösungen, die die Kollaboration und interne Kommunikation verbessern, die Projektorganisation optimieren und vieles mehr.

Auch 2020 sind Intranets noch so beliebt wie eh und je – zum Jahresbeginn wurden 75 Millionen Nutzer verzeichnet. Für alle Anwender im Unternehmen ist das Intranet zu einem zuverlässigen Werkzeug geworden, das unterschiedliche Prozesse in Marketing, Kommunikation, Personalwesen und mehr unterstützt.

Obwohl es im Bereich Intranet zahlreiche Akteure gibt, ist das Konzept für viele gleichbedeutend mit Microsoft SharePoint. Die Lösung von Microsoft war von Beginn an der größte Player auf dem Intranet-Spielfeld. Doch seit einiger Zeit zeichnet sich eine Veränderung ab.

Die heutige Rolle des Intranets

Seit den ersten Versionen des Intranets hat sich die Welt der Technologie grundlegend verändert. Vor zwanzig Jahren gewann das Tool für die interne Kommunikation gerade erst an Popularität – die Menschen arbeiteten im Büro an klobigen Desktops, die alle über firmeninterne Server verbunden waren.

Heute arbeiten die Menschen mit vielen Geräten von unterschiedlichsten Standorten aus und greifen mobil über die Cloud auf ihre Aufgaben und Dateien zu. Damit haben sich auch die Anforderungen gewandelt – ein modernes Intranet kann und sollte in einem Unternehmen Folgendes leisten:

Zusammenarbeit verbessern

Mobilität ermöglichen

Informationsaustausch optimieren

Produktivität steigern

Seit einigen Jahren müssen Intranets einer mobileren, dezentralisierten Belegschaft gerecht werden. Wie sollte es beschaffen sein, um die Produktivität zu fördern und die Benutzererfahrung zu verbessern? Die Antwort könnte lauten: So wie die zunehmend beliebte Lösung für die interne Kommunikation und Kollaboration: Microsoft Teams.

Das Zeitalter von Teams

Das Technologie Schwergewicht Microsoft hat Teams 2017 an den Markt gebracht – als Antwort auf Anwendungen wie Slack, die im Begriff waren, die Welt der geschäftlichen Kollaboration aufzumischen. Teams wurde in-house entwickelt, mit einer eigenen Code-Basis und einer spezifischen Schnittstelle. Und wie jede gute Software von Microsoft integrierte es sich nahtlos in das übrige Microsoft-Ökosystem.

Die moderne, völlig neu gestaltete Lösung ersetzt Skype for Business und kombiniert Chat-Funktionen mit Kalendern, Videokonferenzen und noch so einigem mehr. Teams ist somit schnell zu mehr als die Summe seiner Teile geworden und übertrifft seinen Vorgänger hinsichtlich Beliebtheit und Nutzung.

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Da Organisationen immer mobiler werden und dezentrales Arbeiten in den Mittelpunkt rückt, wächst auch die Beliebtheit von Teams stetig. Die Anwendung ist zur Drehscheibe für jegliche Art der geschäftlichen Zusammenarbeit geworden. Viele Nutzer empfinden Teams in zunehmendem Maß als Intranet – hinsichtlich Look & Feel und seinen Funktionen. Doch kann Teams schon jetzt die traditionellen Intranets, die Unternehmen derzeit nutzen, ersetzen?

Wer Microsoft Teams als Firmen-Intranet in Betracht zieht, steht vor vielen Fragen. In diesem eBook erörtern wir die wichtigsten Überlegungen:

  1. Passt Teams gut zum Intranet meiner Organisation?
  2. Wird meine SharePoint-Investition weiterhin relevant bleiben?
  3. Wie sieht es mit der Rolle der Informationsarchitektur aus?
  4. Wie können wir allgemeine vs. spezifische Inhalte von Microsoft Teams strukturieren?

Kostenlos als eBook erhältlich:

Kann MS Teams Ihr Intranet ersetzen?

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2 Passt Teams gut zu Ihrem Intranet?

Microsoft Teams wurde nicht als Intranet konzipiert, die Lösung wird jedoch zunehmend als solches genutzt. Entworfen wurde Teams als Plattform für die unternehmensweite Kollaboration – mehr Slack als SharePoint. Doch die Möglichkeit, Besprechungen zu planen, Dateien gemeinsam zu nutzen und Projekte zu verwalten, macht es zu weit mehr als einer Instant Messaging Plattform.

Die Gefahr des App-Overloads

Um Teams als vollwertiges Intranet zu nutzen, fehlen jedoch einige entscheidende Elemente. Dabei geht es weitgehend um Taxonomie und Kategorisierung. Viele Unternehmen setzen Teams zusätzlich zu einem traditionelleren Intranet sowie anderen Collaboration Tools und geschäftsspezifischen Anwendungen ein. Der Wechsel zwischen diesen unterschiedlichen Werkzeugen kann für die Benutzer verwirrend sein und die Produktivität hemmen. In Kombination mit CRMs und anderen branchenspezifischen Anwendungen wird diese “App-Überlastung” markant.

Einem Bericht zufolge verwendet ein durchschnittlicher Wissensarbeiter täglich über 9 verschiedene Geschäftsanwendungen, von denen mindestens 5 gleichzeitig geöffnet sind. 34% der Befragten glauben, dass ihre Produktivität durch den Wechsel zwischen den Apps beeinträchtigt wird. Noch spannender: Zwei Drittel der Befragten geben an, dass die Fokussierung einfacher wäre, wenn Informationen in einem einzigen Fenster verfügbar wären. In einer anderen Studie gaben zwei Drittel der Arbeitnehmer an, bis zu 60 Minuten täglich mit der Navigation zwischen den Apps zu verschwenden.

Eine einheitliche Lösung für die interne Kommunikation

Die Studienergebnisse zeigen deutlich: Arbeitnehmer sehnen sich nach einem einzigen, einheitlichen Ort, an dem sie ihre wichtigen Geschäftsinformationen speichern und finden können. Um effektiv arbeiten zu können, muss dieser „Ort“ immer genau dort sein, wo auch der Mitarbeiter sich gerade befindet. Doch wenn Sie einen voll funktionsfähigen, modernen und teamorientierten Workplace für die Mitarbeiter des 21. Jahrhunderts bereitstellen wollen, müssen einige Hindernisse überwunden werden.

Ist SharePoint immer noch relevant?

"SharePoint Intranets bleiben relevant. Es gibt Raum für SharePoint UND Teams."

Stacy Donahue
Microsoft MVP and President/Co-Founder of Pait Group


Viele winden sich bei dem Gedanken, von ihrem SharePoint Intranet abzurücken. Wenn Sie seit einigen Jahren mit derselben Intranet-Lösung arbeiten, gibt es gute Gründe, dabei zu bleiben. Der Vorteil des Wechsels hin zu einem auf Teams basierenden Intranet besteht jedoch genau darin, dass SharePoint weiterhin von grundlegender Bedeutung bleibt.

"Einer der stärksten Vorteile von Microsoft Teams besteht in der Möglichkeit, alle Ihre Inhalte und Informationen in einer einzigen Oberfläche zu vereinen. Es ist jedoch entscheidend, dies strukturiert und überlegt zu tun. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Teams lediglich zu einem weiteren chaotischen Netzlaufwerk wird. Unternehmen sollten sich nicht überstürzt von SharePoint als leistungsstarke Lösung für Kommunikation und Informationsarchitektur verabschieden. Stattdessen sollten sie die Stärken von SharePoint und von Teams gleichzeitig ausspielen."

Loryan Strant
Independent Consultant and Microsoft MVP

 

Microsoft Teams ist so beliebt, weil es mit etablierten Microsoft 365 Apps, wie OneDrive, Yammer und SharePoint, zusammenarbeitet. Dies funktioniert, da die Schlüsselinformationen, die all diese Anwendungen steuern, am selben Ort gespeichert sind: SharePoint, OneDrive oder Exchange Online. Ein Kontakt oder ein Dokument, das auf einem Microsoft-Server gespeichert ist, bleibt derselbe Kontakt oder dasselbe Dokument – unabhängig davon, ob der Zugriff über SharePoint, Teams oder OneDrive erfolgt.

 

SharePoint mit Facelift

Bezogen auf das Interface sind Teams und SharePoint sehr unterschiedlich. Doch das Backend der Software baut auf den gleichen Diensten auf und viele der Funktionen, die wir in Teams verwenden, sind bereits in SharePoint konfiguriert und gespeichert.

Um Microsoft Teams als vollständiges Intranet zu gestalten, müssen diejenigen Elemente von SharePoint integriert werden, die in der Teams-Oberfläche nicht neu erstellt wurden.

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Wie sieht es mit der Informationsarchitektur aus?

Informationsarchitektur und Discovery sind zwei der wichtigsten Aspekte eines Intranets. Nur wenn Ihre Mitarbeiter – unabhängig von ihrem Standort – alle relevanten Informationen schnell finden, können sie ihre Aufgaben auch effizient erledigen. Diese Informationen sollten idealerweise am selben Ort oder im gleichen Kontext verfügbar sein, wie die Nachrichten, Mitteilungen und Benachrichtigungen, die an die Benutzer gerichtet werden.

In herkömmlichen Intranets wie SharePoint wird die Informationsarchitektur durch ein Netzwerk von Websites, Teams, Bibliotheken und Ordnern beschrieben. Ein Teil davon wird in Microsoft Teams nachgebildet. Teams bietet jedoch nicht die detaillierte Breite der Informationsarchitektur wie ein traditionelles Intranet. Die als gruppenbasierte Kollaborationsplattform konzipierte Schnittstelle ist um einzelne Teams und Kanäle herum aufgebaut. Für viele ist dies ein großes Hindernis beim dauerhaften Umstieg auf ein Teams Intranet.

Richard Harbridge, ein Microsoft 365 MVP und Branchenexperte, hat die Herausforderungen zusammengefasst, die sich stellen, wenn Teams skaliert wird und die neuen Benutzer sich Funktionen wünschen, die sie von bisherigen Intranets kennen.

"Wenn Sie heute zu einem Microsoft Channel navigieren, finden Sie alles was Sie brauchen an einem Ort. In fokussierten Teams kann dies die gewohnte SharePoint-Erfahrung als primären Arbeitsort absolut ersetzen. Wenn Sie vom Channel-Fokus abrücken und zum übergeordneten, breiter gefächerten Microsoft Team navigieren, werden die Dinge zunehmend schwieriger."

Richard Harbridge
Office 365 Microsoft MVP


Wenn Sie beispielsweise aktuelle Dateien einem gesamten Microsoft Team bereitstellen wollen, müssen Sie diese in SharePoint (über einen der Web Parts) oder in einem Register in einem der Teams Channels (z. B. im Channel “Allgemein”) anzeigen. Dieses Muster gilt für die Aktivitäten in allen Teams Kanälen. Es existiert kein teambasiertes Roll-up, das Aktivitäten über ein Team hinweg zusammenfasst.

Noch schwieriger wird es, wenn Sie Aktivitäten, Highlights oder Roll-ups über Teams hinweg anzeigen möchten. Hinsichtlich Dashboard- oder Roll-up-Szenarien bietet SharePoint nach wie vor die beste Erfahrung für alle Teams Benutzer. Insbesondere da es heute Möglichkeiten gibt, Teams über das SPFx-Webpart und die Grafik-API in SharePoint einzubinden.

Durch eine in Teams integrierte Lösung, wie LiveTiles oder eine selbst erstellte Lösung, lassen sich beide Welten ideal miteinander verbinden. Sie können wichtige Intranet-Funktionen, Dashboards und Roll-ups mit Hilfe einer Anwendung in der linken Spalte von Teams zur Verfügung stellen. Gleichzeitig erleben die Benutzer die modernere, fokussiertere Microsoft Teams User Experience, wenn sie zu einer untergeordneten Ebene navigieren und innerhalb eines bestimmten Teams oder Team-Kanals zusammenarbeiten möchten.

Die Einbindung von Sites in Teams

Die Definition einer Content-Strategie und Informationsarchitektur spielt für den erfolgreichen Einsatz jedes Intranets eine Schlüsselrolle. In SharePoint wird dies durch eine Taxonomie von Teams, Sites, Gruppen und Kanälen erreicht, die es Benutzern ermöglicht, Dokumente mit bestimmten Projekten, Gruppen oder Ordnern zu verknüpfen. In Teams besteht die Lösung darin, diese Elemente der Taxonomie und des Designs mit Hilfe einer benutzerdefinierten Anwendung und Navigation einzubinden. Architektur und Struktur werden dabei aus SharePoint bezogen und innerhalb von Teams neu erstellt.

 

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Wie strukturieren wir Inhalte?

"Teams ist heute in vielen Organisationen so allgegenwärtig, dass wir die Art und Weise, wie wir Kommunikationskanäle nutzen, verändern sollten. Einiges, was traditionell von Intranets erledigt wurde, wird jetzt besser in Teams erledigt – doch das bedeutet nicht, dass alles in Teams gemacht werden sollte. Intranets spielen nach wie vor eine wesentliche Rolle. Die Herausforderung besteht darin, die richtige Balance zwischen Microsoft Teams, Intranet und allen anderen Elementen eines digitalen Arbeitsplatzes zu finden. Angesichts der Flexibilität von Teams könnten wir ebenso gut fragen: "Kann Microsoft Teams Ihre E-Mails ersetzen?" wie "Kann Microsoft Teams Ihr Intranet ersetzen?"

Loryan Strant
Independent Consultant and Microsoft MVP


Intranets sind so konzipiert, dass verschiedenen Mitarbeitern je nach Rolle, Abteilung und Standort unterschiedliche Arten von Inhalten angezeigt werden. Modernere Varianten fügen noch ein weiteres Element hinzu: Enterprise Social – die soziale Kommunikation in Unternehmen. Microsoft Teams bewegt sich in die entgegengesetzte Richtung und hat sich auf die soziale und teambasierte Kommunikation im Unternehmen spezialisiert. Die Idee eines kuratierten globalen und regionalen Nachrichten-Feeds passt nicht ohne Weiteres in das Interface von Teams.

Um als voll funktionsfähiges Intranet zu fungieren, muss das Element der globalen und regionalen Nachrichten integriert werden. Zudem muss innerhalb Teams eine Struktur geschaffen werden, die zwischen allgemeinen, persönlichen und teamspezifischen Inhalten unterscheidet. Auch diese Funktionalität steht in SharePoint zur Verfügung – erforderlich ist lediglich die Einbindung eines Drittanbieter-Links im Teams Interface. Von dort aus können die Benutzer innerhalb des Teams-basierten Nachrichten-Feeds zwischen den strukturiert zusammengestellten lokalen, regionalen und teambasierten Inhalten umschalten und Inhalte je nach Relevanz ein- oder ausblenden.

Zusammenführung von Informationen an einem Ort

Mit den richtigen Werkzeugen lässt sich Teams mühelos in ein modernes, effektives Intranet transformieren. Durch die Kombination der vorhandenen Funktionen mit traditionelleren Intranet-Features kann ein Intranet geschaffen werden, das noch mehr bietet als die Summe seiner Teile. Unternehmen können ihre wichtigen Informationen in einer einzigen übersichtlichen Oberfläche zusammenfassen. Damit reduzieren sich die Brüche, die entstehen, wenn Benutzer zwischen Anwendungen, Workflows und Kontexten hin- und herspringen müssen.

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3 Aufbau Ihres Team-basierten Intranets

Wir von LiveTiles sind große Fans von Microsoft Teams. Das intuitive, benutzerorientierte Design bietet flexible Funktionalitäten und ist zugleich auch für technisch weniger versierte Benutzer verständlich. Diese Balance ist in einigen der beliebtesten Intranets kaum zu finden. Für viele ist Teams bereits zu einem Intranet geworden, es wird nur (noch) nicht als solches bezeichnet.

Das Gute an der Plattform ist, dass sie mit Anwendungen von Drittanbietern kommunizieren kann. Das hochgradig konfigurierbare Interface eröffnet uns die Möglichkeit, Teams mit Hilfe der richtigen Technologie und Fachkenntnis zu einem echten Intranet zu entwickeln. Das haben wir getan!


Ein einheitlicher Hub für Kommunikation und Kollaboration

"Wir werden immer wieder gefragt, ob wir glauben, dass Teams ein gutes Intranet abgeben kann. Seit Teams an den Markt ging, hat sich unsere Meinung deutlich verändert. Dies liegt teils an der ehrgeizigen Roadmap, die Microsoft schnell umsetzt, aber auch an Tools wie LiveTiles Everywhere, die zusätzliche Funktionen für Kommunikation, Engagement und Navigation bieten. Wenn Ihre Mitarbeiter viel Zeit in Teams verbringen, dann lohnt es sich durchaus, einen Blick darauf zu werfen".

Dan Kawtrey
Managing Director, Content Formula

 

Durch Einsatz der LiveTiles-Technologie haben wir ein Intranet Interface geschaffen, das von der Teams Oberfläche aus erreichbar ist und sich nahtlos in diese einfügt. Look & Feel und Verhalten sind genau gleich wie bei einem SharePoint-basierten Intranet. Dies beinhaltet:

Interne Kommunikation, Branchennachrichten, Personenverzeichnis, Organigramme, Veranstaltungen, Formulare, Vorlagen und Richtlinien.

 

Wir helfen Unternehmen bei der Erstellung eines vollständig auf Teams basierenden Firmenintranets, indem wir Funktionen von SharePoint und unsere eigene Intranet-Technologie einbringen, die in Teams nicht vorhanden sind.

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App-Overload ist Geschichte!

Die Mission bei der Entwicklung von LiveTiles Everywhere war es, die Anzahl der verschiedenen Anwendungen, Fenster und Kontexte, zwischen denen Wissensarbeiter täglich wechseln müssen, zu reduzieren. Dies haben wir erreicht. Der Benefit für die Benutzer: weniger Ablenkung, mehr Zeit für konzentriertes produktives Arbeiten und optimierte schlankere Prozesse. Elementar war dabei die Fähigkeit von LiveTiles Everywhere, mit den Geschäftsanwendungen von Drittanbietern ebenso effektiv kommunizieren zu können wie mit anderer Microsoft Software. Dazu gehören CRM, HR-Systeme, Apps für das Projektmanagement und vieles mehr.

Reibungslose API

In den meisten gängigen Geschäftsanwendungen können Anfragen, Benachrichtigungen und Aktualisierungen via APIs mit anderen Apps geteilt werden. Mit diesen APIs hat LiveTiles ein einheitliches Notifications Center innerhalb von Microsoft Teams geschaffen – als Basis für all diese Informationen. Viele Aufgaben, die mit diesen Benachrichtigungen zusammenhängen, können vom Teams Fenster aus erledigt werden, wie das Protokollieren und Genehmigen von Anfragen, das Zuweisen von Aufgaben und das Senden von Updates.

Der Antrieb für die Entwicklung des Notifications Hub: Die Benutzer sollen so wenig wie möglich zwischen verschiedenen Kontexten und Anwendungen navigieren müssen. Denn letztendlich unterscheidet sich die Genehmigung einer Anfrage in einer HR-Anwendung nicht grundlegend von der Zuweisung einer Aufgabe in einer Projektmanagement-Suite.

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Transformieren Sie das Mitarbeitererlebnis

Das Ziel eines guten Arbeitgebers oder Managers sollte es sein, ein effizientes, produktives und bereicherndes Arbeiten zu ermöglichen. Dies erfordert den Willen, die User Experience der Mitarbeiter in jeder zielführenden Weise zu verbessern. LiveTiles vereint die Arbeit an einem einzigen Ort und ermöglicht so ein müheloses und effektives Erledigen der Aufgaben. Dieser Ansatz bringt mehrere klare Vorteile:

Einfacher Einstieg

Effizientes Onboarding ist ein wichtiger Teil der Mitarbeitererfahrung. Hier zählt der erste Eindruck. Mit dem Teams Intranet wird es für Ihre neuen Mitarbeiter zur einfachen Übung, die Informationen zu finden, die sie benötigen. Mit der Teams App Reach erreicht Ihre Unternehmenskommunikation auch Mitarbeiter im Feld ohne SharePoint Zugang.

Förderung von Engagement und Produktivität

Je engagierter die Mitarbeiter, desto höher ist die Arbeitsqualität. Frustration durch schwerfällige Technologie und holprige Prozesse führt zu suboptimalen Ergebnissen. Durch Vereinfachung der Technologie und Bereitstellung verschiedener Anwendungen in einer einheitlichen Ansicht fördern Sie das Engagement und steigern die Produktivität. Durch die Teams Mobile App Reach sorgen Sie dafür, dass sich auch Firstline Mitarbeiter  jederzeit integriert fühlen.

Menschen weltweit verbinden

Die Innovation von Microsoft Teams bestand darin, es den Mitarbeitern zu erleichtern, von jedem Gerät und Ort aus zu chatten, eigene Gruppen zu bilden, Informationen auszutauschen und Besprechungen zu planen. Mit LiveTiles Everywhere lässt sich diese Innovation auf herkömmliche Intranet-Funktionen ausweiten. Nachrichten-Feeds, Mitarbeiterverzeichnisse und File Sharing können dann ebenso einfach genutzt werden.

Schnelle, einfache, skalierbare Governance

Durch die Zusammenführung Ihres Intranets in Microsoft Teams stellen Sie sicher, dass Sie von jedem Dokument, jedem Kontakt und jeder Information, die in Ihrer Unternehmensumgebung gespeichert ist, eine einzige Version erstellen. Damit eliminieren Sie Informationssilos in Ihrem Unternehmen und jeder Benutzer hat Zugriff auf die richtigen Informationen, wenn er sie benötigt. Sie erreichen eine einfache, effiziente und skalierbare Governance in der gesamten Intranet-Umgebung.

Microsoft Teams hat seit 2017 die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, zusammenarbeiten und Informationen finden, grundlegend verändert. Die Gestaltung von Teams als modernes Intranet mit Hilfe von LiveTiles ist die logische Schlussfolgerung in einer Entwicklung, für die Microsoft die entscheidenden Grundlagen geschaffen hat. Wenn Sie mehr über die ersten Schritte mit einem LiveTiles Intranet in Teams erfahren möchten, wenden Sie sich an unser erfahrenes Vertriebsteam. Wir helfen Ihnen beim Start in die neue Welt des Intranets.

4 Ihr Teams Intranet: So legen Sie los

Was Intranets betrifft, steht LiveTiles seit Jahren an der Spitze der Innovation. So war es nur natürlich, unsere produktivitätssteigernde Technologie in Microsoft Teams einzubringen.

Die Technologie hinter LiveTiles Everywhere unterstützt auch unsere mobile App und unser Intelligence-Toolkit. All diese leistungsstarken Werkzeuge sind im LiveTiles Intranet zusammengefasst. LiveTiles ermöglicht es so jedem Mitarbeiter, optimal zu arbeiten – unabhängig von den verwendeten Tools.

Ganz gleich, ob Sie den Sprung in die neue Welt des digitalen Arbeitsplatzes mit einem Teams Intranet wagen möchten oder sich für einen traditionelleren Ansatz interessieren – wir haben den Einblick, die Innovation und die Technologie, um die ideale Lösung für Sie bereitzustellen.

Möchten Sie im Detail erfahren, wie Sie SharePoint und Microsoft Teams zusammenführen und mobile Unternehmenskommunikation direkt in Teams einbetten können?

Entdecken Sie noch heute mehr über LiveTiles Everywhere und Reach und den Digital Workplace.

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