6 Tipps, wie Sie die interne Kommunikation überdenken und das Engagement Ihrer Mitarbeitenden steigern können.

Interne Kommunikation schafft Kultur.

In Zeiten der Transformation ist die Interne Kommunikation der Klebstoff, der Unternehmen zusammenhält. Kein Wunder also, das die Bedeutung der Internen Kommunikation und die Anzahl der involvierten Mitarbeitenden stetig wächst.

GenZ und Millennials sind zudem auf der Suche nach Unternehmen, die mit ihren Werten, Commitments und Zielvorstellungen übereinstimmen. Nicht verwunderlich also, dass Personal-Verantwortliche Kultur und Mitarbeiter-Engagement als ihre wichtigste Herausforderung ansehen.

Wie geht man das am besten an? Indem man das praktiziert, was man selber predigt, und Kultur und Unternehmens-Werte in die Interne Kommunikation einbezieht. Die folgenden Tipps streichen 6 wichtige Bereiche heraus, wie Interne Kommunikation zu einem strategischen Element von Veränderungs-Management in Zeiten der Transformation wird.


1) Der Unterschied zwischen externer und Interner Kommunikation verschwindet

Die Interne und externe Kommunikation sind untrennbar miteinander verbunden und beide Zielgruppen müssen bezüglich Timing, Gestalten der Botschaft und Wahl der Kommunikations-Kanäle bestens auf einander abgestimmt sein. Es braucht dabei einen verlässlichen internen Kanal, den man steuern und messen kann, der schnell ist und alle Mitarbeiter erreicht, egal wo sie sich befinden und der es erlaubt, Inhalte (Texte, Dokumente, Videos) einfach wiederzuverwenden und genau auf die internen Zielgruppen, Rollen oder Niederlassungen abzustimmen.

Viele Unternehmen realisieren in Zeiten grosser Veränderungen, dass sie bisher zwar für ihre externe Kommunikation grosse Summen für Agenturen, Inhalte und Kampagnen ausgaben, aber interne Zielgruppen nicht mit derselben Sorgfältigkeit, Häufigkeit und mit denselben modernen digitalen Werkzeugen bedacht haben.

Damit Interne Kommunikation ihr Potential entfalten kann, muss sie als integraler Bestandteil der Unternehmens Kommunikation aufgefasst werden und strategisch geplant und mit den notwendigen Mitteln (finanziell und technologisch) versehen werden. Interne Unternehmens-Plattformen wie Intranets mutieren deswegen zu “Envolvement” Plattformen für Mitarbeitende und Unternehmensführung, die denselben Gesetzmässigkeiten folgen, wie die Multi-Channel-Kommunikation für Kunden, ja teilweise in diese Integriert ist wenn es um technische Umsetzung oder Kampagnen-Timing geht.


2) Mitarbeitende als Content-Creators

Nicht zuletzt durch die Generation der Digital Natives und GenZ und dem umfassenden Einsatz von Social-sharing Apps und Instant-Peer-to-Peer Kommunikations-Programme im privaten Bereich: Mitarbeitende werden zu einer der wichtigsten meinungsbildenden Stimme innerhalb von Unternehmen. Deshalb verdienen Sie Ihren eigenen Kanal, um Gedanken oder News auszutauschen, die im Unternehms-Kontext sind. Diese Stimmen von Kollegen und Kolleginnen sind nicht nur authentischer als jede Führungskraft, sie sind auch sehr viel unmittelbarer, wenn es um das Teilen von Kundenmeinungen, Verkaufserfolge oder Support Themen geht.

Die Verwandlung Ihrer Mitarbeiter in Content Creators unterstützt die weiter fortschreitende Dezentralisierung am Arbeitsplatz und ergänzt die Top-Down-Kultur in der Kommunikation um eine Peer-to-Peer-Ebene.

Um Ihre Mitarbeitenden zum Teilen und Mitmachen anzuregen, sollten sich Ihre internen Kommunikationskanäle auf die Verbreitung von Inhalten konzentrieren, die sie direkt betreffen und interessieren (was umso wahrscheinlicher ist, wenn es aus den eigenen Reihen kommt). Darüber hinaus können Sie die Kommunikation interaktiv gestalten, indem Sie Kommentare, Freigaben und Ähnliches aktivieren.


3) Arbeiten von überall bitte!

“Mobile first” bedeutet immer mehr auch den Einbezug von externen Mitarbeitenden. Der Trend hin zu mehr Freelancern und das wachsen der Geek economy verschiebt die Grenzen der Internen Kommunikation ausserhalb der eigenen Firewall. Mobile Application sind deswegen nicht nur trendy, sondern Pflicht.

GenZ oder Millennials kennen aus Ihrer privaten Erfahrung eine Welt ohne emails und verlassen sich auf Sofort-Nachrichten und konsumieren Informationen und News dann, wenn und wo sie Zeit haben. Push-Nachrichten und Lesebestätigen sichern Vollständigkeit der Informationswege und vermeiden gleichzeitig einen “email-overload” bei der Quelle.

4) Frontline Mitarbeitende sind Ihre Visitenkarte!

Lange Zeit fokussierten Interne Kommunikationssysteme vor allem auf sogenannte “Knowledge-Worker”, also Mitarbeitende, die direkt an die eigenen Intranets und relevante Prozesse über PCs oder Tablets angebunden waren. Die fortschreitende Digitalisierung, Vernetzung und Verwendung von leistungsstarken Smartphones erweitern den Fokus heute auf alle Mitarbeitende, auch solche ohne PC oder Corporate-Network Zugang. Vielfach sind es genau diese Mitarbeitenden, die den wichtigen Kunden-Erstkontakt haben, oder als erste Feedback zu Produkten oder Dienstleistungen erhalten.

Shop-Verkäufer, Aussendienstler, Mitarbeitende auf Baustellen oder in Fabrikanlagen werden so in Echtzeit in die Geschäftsprozesse wie auch die Interne Kommunikation mit-einbezogen - einfach über Ihr eigenes Smartphone oder Tablet. Sie erhalten so direkten Zugang zu Hilfe, Ausbildung und aktuelle News direkt bei Ihrer Arbeit mit Kunden, ohne auf periodische Informations- oder Trainings-Veranstaltungen warten zu müssen.

Moderne Interne Kommunikation über Mobile Apps ermöglicht es allen sozialen Organisationen wie Vereinen mit Ihren Mitgliedern zu kommunizieren, öffnet Schulen einen sicheren Weg mit Schülern und deren Eltern zu kommunizieren oder auch Hochschulen mit Ihren Studierenden und Lehrbeauftragten - sicher, modern, real-time und immer auf dem Smartphone dabei.


5) Messen was gelesen wird - Verstehen, was abgeht.

Die Messung der internen Kommunikation und des Engagements der Mitarbeitenden ist schwierig, aber da diese beiden Themen immer wichtiger werden, ist es auch notwendig, ihre Wirksamkeit genau zu ermitteln und den Return on Investment zu messen. Messkriterien dokumentieren nicht nur Nutzung und Reichweite, sie dienen auch dazu, interne Entscheider von der Wichtigkeit eines Themas zu überzeugen und die Interessen der Mitarbeitenden besser und vor allem sehr viel schneller zu verstehen.

6) Verhindern Sie schlechte Kommunikation: Ein Business Case, der sich rechnet.

Mobile Apps für Mitarbeitende werden immer beliebter und erfinden die interne Kommunikation neu. Um im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig zu bleiben, muss man die Reichweite und Leistungsfähigkeit mobiler Geräte nutzen, um Mitarbeitende zu motivieren. Wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter erreichen wollen, müssen sie auf den Kanal wechseln, den die Mitarbeiter nutzen.

Der Business Case zugunsten von Mobilen Mitarbeiter Apps für eine professionelle Interne Kommunikation rechnet sich sehr schnell:

  1. Reduktion von Risiko und Verbessern von Kundenzufriedenheit: Zeitgerechte Information verkleinert das Risiko, dass wichtige, manchmal sogar Gesundheitsrelevante Informationen spät oder gar nicht zu Mitarbeitern und Kunden gelangen. Gut informierte Mitarbeitende sind auch auf Unvorhergesehenes besser vorbereitet, oder können Kollegen direkt anfragen.

  2. Umsatzerhöhung mit höherer Produktivität: Ineffizienz ist das Ergebnis zeitaufwändiger Aktivitäten, die Produktivität und Arbeitsabläufe von Mitarbeitenden beeinträchtigen, wie z.B. die Suche nach bereits verfügbaren Informationen und das Ausführen von ungeliebten administrativen Aufgaben (Urlaubsanträge, Einreichen von Spesenformularen, Ausfüllen von Stundenzetteln usw.). Mehrere Studien bestätigen, dass die Mitarbeiter durchschnittlich 20 Prozent ihrer Arbeitszeit damit verbringen, Informationen zu suchen und zu sammeln, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Mobile Intranet Lösungen haben das Potential einen Grossteil dieser Ineffizienz zu beseitigen.

  3. Sparen Sie Zeit bei der Rekrutierung, Ausbildung und Bindung von Mitarbeitern: HR-Teams verbringen wertvolle Zeit und Energie in Einstellungsprozessen, und der Verlust eines Mitarbeiters bedeutet nicht nur einen Verlust an Wissen und Arbeitsplatz-Kenntnissen, sondern auch einen Produktivitätsverlust, da Neu-Besetzungen einer Position durchschnittlich 2-3 Monate dauern können, und jeder Tag mit einer freien Stellen kostet Geld. Mobile Intranet-Lösungen versprechen auch hier Verbesserungen: Gut informierte Mitarbeitende empfehlen offene Stellen häufiger an Kollegen, Freunde und Bekannte, neue Mitarbeitende können durch integrierte HR-Prozesse schneller onboarded und trainiert werden und last but not least sind engagierte Mitarbeitende Studien zu Folge deutlich weniger gefährdet das Unternehmen zu verlassen.

  4. Kostenersparnis bei Veränderungs-Prozessen: Veränderung ist im unternehmerischen Umfeld zu einer Konstanten geworden. Digitalisierung, Reorganisationen, Mergers und Acquisitions oder andere Veränderungen in Organisationen kosten Zeit, Geld und fordern von den Mitarbeitenden Anpassungsfähigkeit. Sorgfältig durchgeführte Interne Kommunikation hilft Widerstände zu verringern, Kosten durch Fehlentscheidungen zu vermeiden und Fortschritte gemeinsam zu zelebrieren um so die Identifikation der Mitarbeitenden deutlich zu erhöhen.

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CONDENSE ist ein leichtgewichtiges mobiles Intranet, das Ihre Interne Kommunikation revolutionieren wird. Mit Condense haben auch Mitarbeiter ohne fixen Arbeitsplatz alles Wichtige immer dabei - Ihre Firma im Hostentaschenformat, sozusagen.

Unabhängig davon, ob Sie die Front-Line Mitarbeiter, Partner und Kunden Ihres Unternehmens, die Mitglieder Ihres Vereins, die Schüler und deren Eltern Ihrer Ausbildungsstätte, oder die Fans Ihres Clubs, erreichen wollen, ist Condense Ihr effektiver Kommunikationskanal - ganz ohne eigene Infrastruktur direkt aus der Cloud.

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